Jokaisessa tietokannassa on yksi oletusyritys, johon kaikki tapahtumat liittyvät. Tietokantaan voidaan luoda useampi yritys ja esimerkiksi konsernikannassa tämä on tarpeellista, jotta tietokannassa olevat tapahtumat voidaan eritellä eri yhtiöiden osalta. 

Yritystietoihin syötetään yrityksen perustiedot, pankkitilit, sähköisen laskutuksen tiedot, maksukehotusten ja perinnän tiedot, verottajan maksutiedot ja konsernitietoja. 

Kenttien selitykset:

• Yritys: Yrityksen nimi ja muut tunnisteet.
  • Nimi: Yrityksen nimi. Sen voi jakaa useammalle riville tarpeen vaatiessa.
  • Y-tunnus: Y-tunnus. Tulostuu laskujen alatunnisteisiin ja tarpeellinen verkkolaskuissa ja verottajan työmaatiedoissa.
  • ALV-Tunnus: Tarpeellinen EU-kaupassa.
  • OVT-koodi: Käytetään sähköisessä tiedonsiirrossa kuten verottajan ilmoituksissa ja verkkolaskuissa.
  • Oletus: Yritystä, jolla on tämä valinta päällä, käytetään oletuksena, jos yritystä ei ole erikseen valittu.
  • Maa: Vaikuttaa ALV-ilmoitukseen. Toistaiseksi vain Ruotsi aiheuttaa muutoksia, muut valinnat toimivat kuin Suomi.
  • Kotipaikka: Informatiivinen tieto laskujen alatunnisteissa.
  • ALV-teksti: Tähän voidaan kirjoittaa laskuilla näkyvä arvonlisäverotuksen vaatima laskumerkintä, esimerkiksi toiminnan verottomuudesta tai arvonlisverollisuudesta. 
• Ensisijainen osoite: Yrityksen laskutus- ja toimitusosoite jos ovat samoja. Www- ja sähköpostiosoitteet tulostuvat laskujen alatunnisteisiin.
• Toimitusosoite: Toimitusosoite, jos eri kuin laskutusosoite.
• Muut: Puhelin- ja fax-numerot sekä yhteyshenkilö, joka vaaditaan verottajan työmaailmoitusten yhteydessä.

Makskehotukset ja perintä

Maksukehotuksia ja perintää koskevat asetukset määritellään yritystiedoissa. Yritysasiakkaille ja kuluttaja-asiakkaille voidaan määritellä erikseen maksukehotuksissa käytettävät asetukset (viivästyskorko, huomautusmaksu, muistutusväli ja maksupäiviä), muut asetukset koskevat sekä yritys- että kuluttaja-asiakkaita. 

• Viivästyskorko: Viivästyskorkoprosentti. Voidaan määritellä erikseen yritysasiakkaille ja kuluttaja-asiakkaille. 
• Huomautusmaksu: Huomautusmaksu, joka näkyy myyntilaskuilla. Huomautusmaksu voidaan lisätä maksukehotuksille. Voidaan määritellä erikseen yritysasiakkaille ja kuluttaja-asiakkaille.
• Muistutusväli: Määritellään päivinä. Kuinka monen päivän välein erääntyneestä myyntilaskusta voidaan lähettää maksuhuomautus. Muistutusväli voidaan määritellä erikseen yritysasiakkaille ja kuluttaja-asiakkaille.
• Maksupäiviä: Maksuhuomautuksen maksuehto, joka voidaan määritellä erikseen yritysasiakkaille ja kuluttaja-asiakkaille. Kuluttaja-asiakkaille joiden laskut lähetetään verkkolaskuna, tulee maksupäiviä olla riittävästi, jotta maksukehotus on mahdollista lähettää verkkopankkiin. Yritysasiakkaille voidaan maksupäiviksi asettaa 0pv, jolloin maksukehotuksen eräpäiväksi tulee HETI.
• Huomautus aika: Myyntilaskulle tulostuva huomautusaika, jonka aikana asiakkaan tulisi antaa mahdolliset huomautuksen laskun sisällöstä.
• Muistutuskerrat: Maksuhuomautusten lukumäärä, ennen kuin erääntyneet saatavat siirretään mahdolliselle perintätoimistolle.
• Perintäyhtiö: Käytössä oleva perintäyhtiö. Valinnan perusteella perintäaineisto muodostetaan yhtiön vaatimalla tavalla.
• Käytä ulosottoa: Siirretäänkö laskuja suoraan ulosottotoimistolle.
• Laskutettava vähimmäiskorko: Vähimmäiskorko, joka laskutetaan erillisellä korkolaskulla. Korot, jotka jäävät alle vähimmäiskoron, jätetään laskuttamatta. 

Verojen ja työnantajamaksujen maksutiedot

Maksutietoihin syötetään verotilimaksujen maksutiedot (IBAN ja BIC) ja kiinteä viitenumero (Pankkiviite). Maksutietoja käytetään kun kirjanpidosta muodostetaan ALV-laskelmalta maksuaineisto ja palkanlaskennasta työnantajasuoritusten maksuaineisto. 

Verkkopalkka

Palkanlaskennasta on mahdollista lähettää palkkalaskelmat Maventan Verkkopalkka-palveluun, jonka kautta palkkalaskelmat ovat luettavissa oman verkkopankin kautta.

HUOM! Softwave laskuttaa Verkkopalkkaan lähetetyistä palkkalaskelmista voimassa olevan hinnaston mukaan.

Verkkopalkkalaskelman käyttö vaatii, että henkilöille on syötetty Henkilöstöhallinnassa postiosoitteet (Katuosoite, Postinumero ja Postiosoite) sekä Palkanlaskenta-välilehdellä on valittu Toimitustapa: Maventa Verkkopalkka.

Verkkopalkka: Verkkopalkkalaskelmat saa käyttöön valitsemalla asetuksissa yritystiedoissa verkkopalkkalaskelmien käytön aktiiviseksi.

Pankkitilit

Kaikki yrityksen pankkitilit avataan yritystietojen pankkitilit-välilehdelle.

• Tyyppi: Suomalaisissa pankkitileissä tyyppinä on IBAN.
  • Jos IBAN-kentässä käytetään Ruotsin Bankgiro ja Plusgiro numeroita, on käytettävä seuraavia BIC-tunnuksia:
  • Bankgiro = BGABSESS
  • Plusgiro = PGSISESS
• Nimi: Pankkitilille vapaasti määriteltävä nimi, joka näytetään esimerkiksi pankkiyhteydessä.
• Pankkitili: Pankkitilin IBAN-muotoinen tilinumero.
• BIC: Pankin BIC-tunnus.
• Tili: Kirjanpidon tili, johon pankkitili on yhdistetty.
• Valuutta: Tilillä käytössä oleva valuutta.
• Finvoice osoite: Verkkolaskuosoite, mikäli käytetään pankin tarjoamaan verkkolaskutusta.
• Finvoice välittäjä: Verkkolaskun välittäjä tunnus.
• Maksajan numero: Pankin antama tunnus, joka on pakollinen tieto kaikissa SEPA-maksuaineistoissa.
• Oletus: Tällä määritellään oletus pankkitili, jota käytetään mm. myyntilaskujen viivakoodissa ja verkkolaskujen maksutilinä. Oletus pankkitiliä käytetään myös maksuaineistoja muodostaessa oletuksena, mutta maksutiliä voidaan kuitenkin vaihtaa.
• Näytä etusivulla: Näytetään tilinumero ohjelman etusivulla Yritystiedot info-laatikossa.
• Piilota raportin alatunnisteesta: Valinnalla voidaan piilottaa tilinumero myyntilaskujen alatunnisteesta, jolloin asiakkaat ei voi maksaa laskuja tälle tilille.

Sähköinen laskutus

Sähköinen laskutus on maksullinen lisäpalvelu, josta palveluntarjoaja laskuttaa oman hinnastonsa mukaisesti lähetettyjen ja vastaanotettujen verkkolaskujen mukaan. Käytettävissä olevat palveluntarjoajat ovat Maventa ja CGI. Maventaan voidaan avata uusi asiakkuus Opiferus Taloushallinnossa, mutta CGI:n asiakkuudesta tulee sopia suoraan CGI:n kannsa.

Yritystiedoissa määritellään sähköisessä laskutuksessa käytettävä palveluntarjoaja.

Sähköiseen laskutukseen määritellään verkkolaskuosoitteet Finvoice osoite sekä Finvoice välittäjä sekä käytettävät palvelut verkkolaskujen lähetys sekä verkkolaskujen vastaanotto. Myös integraatiota varten määritellään käyttäjätunnukset, salasanat sekä muut verkkolaskuvälittäjän vaatimat asetukset.

Konsernitiedot

Konserni kantaan lisätään kaikki konserniin kuuluvat yhteisöt omina yrityksinä. Yrityksen perustietoihin tulee syöttää jokaiselle yritykselle nimi ja Y-tunnus.

Konsernitiedot-välilehdelle syötetään kyseisen konserniyhteisön tarkemmat tiedot omistusosuuksista ja yhteisön tyypistä. Omistusosuudet voidaan määritellä tilikausittain määrittelemällä alku ja loppu ajankohdat.

Kuntayhtymien tiedot huomioidaan omistusosuuden perusteella