Budjetin luonti

Uusi Budjetti voidaan luoda joko ”tyhjänä” tai ottaen pohjaksi aiemman Budjetin tai toteuman luvut. Pohjaksi voidaan ottaa myös osa toteumaa ja osa budjettia.

Uudelle Budjetille määritellään budjetin perustiedot, valitaan, mitä tietoja budjetin pohjana käytetään sekä määritellään tarkemmin valitut pohjatiedot.

Uutta budjettia luotaessa otetaan kantaa myös vuosisummien päivittymisestä kuukausille. Näitä asetuksia voidaan muokata vielä myöhemminkin.

Uusi budjetti -toiminnolla tehdään myös uudet versiot saman vuoden budjetista, jolloin voidaan kopioida kokonaisuudessaan toinen budjetti. Toteumakirjaukset eivät siirry uudelle budjetille, mutta ne voidaan tuoda Excel-tuonnilla kopioituun budjettiin.

Ohjelma ehdottaa nimi -ja koodikenttiin viimeksi luodun budjetin tiedot. Tämä helpottaa nimen ja koodin nimeämiskäytännön pysymistä samanlaisena.

Vaihe 1. Budjetin perustiedot

• Aikaväli – Budjetin aikaväli

• Kuvaus – Budjetin vapaamuotoinen kuvaus

• Kuukausisarakkeiden muuttaminen päivittää automaattisesti vuosisummaa – Varmistaa sen, että kirjausriviä muokattaessa vuosisumma vastaa aina kuukausisarakkeiden summaa, kun kuukausiarvoja muokataan

• Vuosisumman muuttaminen päivittää automaattisesti kuukausisarakkeita – Varmistaa sen, että vuosisummaa muutettaessa kuukausisarakkeiden arvot vastaavat aina syötettyä vuosisummaa. Kun tämä asetus on valittuna, ei käyttäjän tarvitse käsin päivittää kuukausiarvoja, kun vuosisummaa muutetaan.

• Päivitä vanhojen kuukausiarvojen suhteessa – Kuukausisarakkeiden arvot lasketaan uudesta vuosisummasta aiempien kuukausiarvojen suhteessa. Esimerkiksi, jos kuukausiarvot olivat ennestään tasajaettuja, lasketaan kuukausisarakkeiden uudetkin arvot tasajaolla uudesta vuosiarvosta. Jos taas kuukausiarvot poikkesivat aiemmin toisistaan, lasketaan uudet kuukausiarvot samassa suhteessa painottaen.

• Päivitä aina tasajaolla – Uudet kuukausiarvot lasketaan aina tasajaolla uudesta vuosiarvosta riippumatta aiemmista kuukausiarvoista.

• Salli tuotetositteiden muokkaus yhteenvedossa – Asetuksella sallitaan tai estetään tuotebudjetoinnilla luotujen kirjausrivien muokkaaminen talousarvionäkymässä. Jos muokkaamista ei sallita, kirjausrivit näkyvät passiivisina. 

• Kaavalaskun pyöristys – Valitaan pyöristyssääntö kaavalla lasketuille luvuille

Vaihe 2. Pohjatietojen valinta

• Ei pohjatietoa – Muita määrityksiä ei tarvita, voi siirtyä seuraavalle sivulle ja määrittää, mistä budjetista otetaan organisaatiorakenne pohjaksi uudelle budjetille. Tämän jälkeen uuden budjetin luonti on valmis. 

• Valitse pohjatiedot kuukausittain mistä tahansa talousarviosta tai toteumasta – Pohjatiedot uuteen budjettiin voidaan valita kuukausitasolla mistä tahansa ohjelmaan tuodusta budjetista tai toteumasta.

Tällä toiminnallisuudella voidaan esimerkiksi luoda uusi budjetti siten, että otetaan kuluvasta toteuma siihen asti, kun sitä on ja loput kuukaudet budjettiluvuista tai edellisen vuoden toteumasta.

Määrittelyn jälkeen siirrytään seuraavalle sivulle ja otetaan kantaa, mistä budjetista otetaan organisaatiorakenne pohjaksi uudelle budjetille. Tämän jälkeen budjetin luonti on valmis. 

Vaihe 3. Pohjatietojen tarkempi määrittely

Pohjatietona toinen talousarvio:

Valinnoissa määritellään, mitkä tiedot kopioitavasta budjetista halutaan kopioida uuteen budjettiin tai budjettiversioon. Valintojen jälkeen siirry "seuraava"-osioon ja hyväksy budjetin luonti. Pohja on sen jälkeen luotu valmis käytettäväksi. 

Valitse pohjatiedot kuukausittain mistä tahansa talousarviosta tai toteumasta:

Pohjatietoihin määritetään, otetaanko kuukauden osalta mukaan budjetti- vai toteumalukuja ja tämän jälkeen voidaan valita toisesta pudotusvalikosta, mistä budjetista tai budjettiversiosta pohjaluvut otetaan.