Kausien luonti

Suunnittelukausien luonti/asetukset

1. Suunnittelukaudet / kaudet löytyy pääkäyttäjän työkaluissa ja sieltä luodaan ensin suunnittelukausi suunniteltavalle talousarviovuodelle, jolle määritetään enemmän asetuksia ja sitten näitä pitää luoda myös muille vuosille, joille syötetään suoritteiden arvoja. Eli jos haluat luoda esim Talousarvio 2023, on suoriteraportteja varten luotava myös Talousarvio 2024 ja Talousarvio 2025 (näille ei tosin tarvitse määrittää muita asetuksia kuin nimi ja aloitus ja lopetuspäivämäärä).
2. Suunnittelukaudet voi yleensä nimetä: Talousarvio 2023 tai Tilinpäätös 2022 ja aseta päivämääriksi vuoden ensimmäinen ja viimeinen päivä 

kauden luonti asetukset

• Valitse Dokumentin organisaatioksi sama nimi kuin Kaudet-etusivulla näkyvä organisaationne nimi.

• Dokumentin tyypiksi joko Tavoite (talousarviolle ja käyttösuunnitelmalle) tai Toteuma (osavuosikatsaukselle, tilinpäätökselle ja kk-raporteille).

• Kopioi organisaatiorakenne kaudesta: kannattaa valita viimeisin kausi, jossa uusimmat org-muutokset mukana.
• Kopioitavat organisaatiorivit, pudotusvalikkoon voi laittaa valinnan organisaation ylätasolle, jolloin kopioituu automaattisesti koko organisaatiorakenne.

• Taloussuunnittelukauteen valitaan Taloussuunnittelun kausi, johon dokumentti linkitetään.

• Dokumenttiversioon linkitetään dokumentti, joka on tehty Taloussuunnittelulla

• Anna käyttöoikeus käyttäjäryhmille voidaan valita käyttäjäryhmiä kenelle käyttöoikeudet annetaan.

• Kopioi asetukset kaudesta valitaan kausi, josta halutaan kopioida dokumenttiin tulevat asetukset. Näitä voi muokata jälkikäteen. 

Kauden asetukset - Yleiset

• Otsikko: Kauden nimi
• Dokumentin organisaatio: Omistaja organisaatio esim. Onnelan kaupunki. Erittäin tärkeä jos luodaan eri org dokumentteja samaan ratkaisuun
• Aloitus ja lopetus: Kauden aloitus ja lopetus päivämäärä, asettavat mm. oletuksen tavoitteiden ja toimenpiteiden ajalle.
• Lukitustila: Vaikuttaa saavatko peruskäyttäjät muuttaa kauden sisältöä. Esim. vanhat vuodet voidaan lukita ettei niitä jälkeenpäin muuteta. Pääkäyttäjät voivat edelleen tehdä muutoksia lukituksesta huolimatta.
• Taloussuunnittelukausi: Valitaan Taloussuunnittelun budjetti tai sen versio mihin kausi on linkitettynä (tärkeä)
• Dokumentin versio: Ylemmän valinnan mukaan näkyy dokumentti versiot. Jos päivitit ylempää asetusta niin päivitä sivu, että tämä lista päivittyy. Nämä tulevat taloussuunnittelusta (tärkeä)
• Dokumenttityyppi: Tavoite tai Toteuma
• Dokumentti Aloitus kuukausi: kuukausi dokumentti tarkoitettu, että pääse rajata lukuja tietylle kuukaudella datoja
• Dokumentti Lopetus kuukausi: kuukausi dokumentti tarkoitettu, että pääse rajata lukuja tietylle kuukaudella datoja
• Arkistoitu: Vanhat kaudet saadaan oletuksena pois häiritsemästä asettamalla ne arkistoiduksi.
• Kuvaus: Sanallinen kuvaus esim. mitä kauteen sisältyy.
• Kuvake: Listoissa näkyvä kauden kuvake.
• Esitystavat: lista mitä esitystapoja on näkyvissä tällä kaudella
• Kauden käyttöoikeudet: Pääsee asetta kaudelle käyttäjä ryhmän/ yksitäinen käyttäjä käyttö oikeus valitun kauden
• Sivun suunta: Pääse asettaa kauden dokumentti sivun suunta (Vaaka/Pysty)

Kauden asetukset – Tavoitteet ja toimenpiteet

• Tavoite
  • Salli tavoite: Sallitaanko uusien tavoitteiden luonti kaudelle.
  • Salli tavoitteen arviointi luontivaiheessa: Onko sanallisen arvion lisääminen piilotttu kun luodaan uutta tavoitetta
  • Salli linkitetty tavoite: Sallitaanko tavoitteen linkittäminen toiseen tavoitteeseen.
  • Salli tavoitteelle mittari: Sallitaanko tavoitteelle mittarien lisääminen
  • Salli strategiatasot: Näytetäänkö tavoitteen luonnissa strategiatasot valinta. Jos kaudella on käytössä käsiteluokkia, tämä kannattaa olla pois. 
  • Tavoitteen riskikuvaus käytössä: Onko tavoitteella omaa kenttää tavoitteen riskikuvauksen kirjoittamiseen
  • Käsiteluokat (tavoitteet): Lista mitä käsiteluokkia on valittavissa tavoitteen luonnissa tällä kaudella
  • Tavoitteiden ryhmittely käsiteluokka: Tavoitteiden luonti/muokkauslistassa tavoitteet väliotsikolla ryhmittelevä käsiteluokka
  • Linkitetyn tavoitteen oletus kausi: Tavoitteen linkityksessä oletuksena valittuna oleva kausi
  • Maks arviotekstin pituus: Tavoitteen arvioinnissa maksimi tekstin pituus
  • Salli tavoitetilat prosentteina: Näytetäänkö tavoitteen arvioinnissa prosentti arviovalinta
  • Tavoite tekstin pituus: Määritä mikä on tavoite teksti pituus, oletuksena 450
  • Tavoitteen kuvaus käytössä: Sallitaanko tavoitteen kuvaus syöttö luonnissa
  • Kuvauksen otsikko: Määritä mikä on kuvauksen otsikko
  • Tavoitteen kuvaus kentän max pituus: Määritä mikä on tavoite kuvaus teksti pituus, oletuksena 450
  • Tavoitetulosteen käsiteluokka: Pääse määritä mikä tavoite tulosteen käsiteluokkaan.
  • Tavoite mittarin lähtö arvon aloitus pvm: oletus on kauden edellisen vuoden jouluun viimeinen päivä, ja pääse määritä mikä on se lähtö pvm arvo kauden kohtaisesti
  • Hakea uusin kauden kohtainen arviointi: Yli aja arviointi haku logiikka sille se hakea kauden uusin arviointi tavoite ja tomenpide, oletus on jos arvioitu kerran valmis, tavoite ja toimenpide on aina valmis

• Toimenpide
  • Salli tavoitteelle/riskille toimenpide: Sallitaanko suoraan tavoitteelle/riskille luoda toimenpiteitä
  • Salli linkitetty toimenpide: Sallitaanko uusien toimenpiteiden luonti, jotka linkittyvät johonkin tavoitteeseen.
  • Salli toimenpiteelle mittari: Sallitaanko linkitetyille toimenpiteille mittareiden tekeminen
  • Toimenpide päivämäärät käytössä: Onko toimenpiteillä aloitus ja lopetus päivämäärät näkyvissä
  • Toimenpide tila käytössä: Onko toimenpiteillä tila valinta näkyvissä
  • Toimenpide toteuma % käytössä: Onko toimenpiteillä toteuma % arvio käytössä
  • Toimenpide HTV käytössä: Onko toimenpiteillä htv-arvio käytössä
  • Toimenpide kustannus käytössä: Onko toimenpiteillä kustannus arvio käytössä
  • Toimenpide riskikuvaus käytössä: Onko toimenpiteen riskikuvaus kenttä käytössä
  • Toimenpide arvioteksti käytössä: Onko linkitetyn toimenpiteen arviointi käytössä
  • Käsiteluokat (toimenpiteet): Toimenpiteen käsiteluokat (tuleva)
  • Linkitetyn toimenpiteen oletus kausi: Kun luodaan kaudelle linkitettyä toimenpidettä niin mikä kausi on oletuksena valittuna yleisimmin valitaan nyt valittu kausi.
  • Salli toimenpide tilat prosentteina: Onko linkitetyn toimenpiteen arvioinnissa prosenttivalinta näkyvissä

Kauden asetukset – Riskit

• Salli riski: Sallitaanko uusien riskien luonti kaudelle.
• Käsiteluokat (riskit): Riskille valittavissa olevat käsiteluokat luonnissa / muokkauksessa
• Vakioriskin käsiteluokka: Käsiteluokka johon määritetty erilaiset vakioriskit, jotka ovat siis yleisiä riskejä, joilla estetään etteivät käyttäjät kirjoita samaa asiaa erilailla

Kauden asetukset – Suoritteet

• Näytä edellinen toteuma sarake: Vaikuttaa suoritetaulukko näkymässä että näytetäänkö edellinen toteuma. Tämä voidaan piilottaa esim. tilanteissa jos ed. vuonna osavuosikatsausta ei ollut tähän kyseiseen aikaan
  

  
  

Kauden asetukset – Tekstit

• Mukautettujen sisältöjen fontti: Pakottaa fontin valittuun mukautettujen kirjanmerkkien tallennuksen yhteydessä jos määritetty. Mikäli tieto jätetään tyhjäksi, fonttia ei muuteta tallennuksessa.

• Mukautettujen sisältöjen riviväli: Pakottaa fontin talousdokumenttiin valitulla rivivälistyksellä. Mikäli tieto jätetään tyhjäksi, riviväli pysyy alkuperäisenä eikä sitä muuteta tallennuksessa.
  

Kauden asetukset – Tulosteet (Kehittäjät)

UI raportit: Taulukkoon lisätään raportit kaudelle. Kehittäjät voivat luoda ratkaisuun uusia lisättäviä tulosteita ja tässä valitaan mitkä niistä ovat kaudella käytössä.

Org-tasoinen valinta:

• True - Suoritetaan jokaisella org-tasolla
• False - Suoritetaan vain kaupunkitasolla
• NULL - Manuaalinen vienti. Tarkoittaa ettei viedä automaattisesti dokumentin päivityksessä

Tulosta kaupunkitaso lautakunta-tason jälkeen: Päivitetäänkö myös kaupunkitason tavoiteraportti aina, kun alempien tasojen raportteja päivitetään Tämä kannattaa valita silloin jos lautakunta tasojen tavoitteet voivat näkyä myös kaupunkitasolla olevassa tavoiteraportissa

Content raportit (vanhentuvaa):

• Taulukkojen raporttien content sivu: vanhan mallinen suoriteraporttisivu
• Tavoitteiden raporttien content sivu: vanhan mallinen tavoiteporttisivu
• Riskien raporttien content sivu: vanhan mallinen riskiporttisivu

Kausien luonti (Saman vuoden eri budjettiversiot)

• Kun halutaan luoda uusi versio budjetista, jolloin edellinen budjetti ja kirja jäädytetään tiettyyn tilanteeseen ja seuraavan version muokkausta jatketaan, tehdään seuraavat toimenpiteet:
  • Taloussuunnittelun puolella luodaan uusi kausi, johon kopioidaan edellisestä kaudesta tarvittavat tiedot. 
  • Taloussuunnittelussa tehdään aiemman kauden/version dokumentista kopio, jossa on kirjanmerkkien sisällöt mukana ja siirretään se äsken luodulle uudelle versiokaudelle. 
  • Jos budjettiluvut tulevat liittymän kautta, uusi kausi on vaihdettava ajastusten asetuksissa oikeaksi. Samoin talousdokumentin päivitykseen on vaihdettava oikea kausi.
  • Muutetaan mahdollisesti aiemman kauden nimeä Taloussuunnittelussa ja selaimella.
  • Luodaan uusi kausi selaimella, johon linkitetään äsken Taloussuunnittelussa luotu uusi kausi ja uusi dokumenttiversio.
  • Painetaan selaimella kaudet näkymän etusivulla edellisen kauden kohdalla hiiren oikeaa ja valitaan pudotusvalikosta "Kopioi sisältö". Tätä kautta kopioidaan myös esimerkiksi laskelmataulukoiden sisältö uuteen dokumenttiin mukaan.