Opiferus Toiminannohjauksen mobiilisovellus tarvitsee oikeuksia puhelimen seuraavien ominaisuuksien käyttöön:
- WI-FI / 4G / muu verkkoyhteys (pakollinen)
- Kamera (ei pakollinen)
- Kuvagalleria (ei pakollinen)
Sovelluksella voi liittää kuvia (joko kamerasta tai puhelimen kuvagalleriasta) projekteille kohdistuviin työaikakirjauksiin. Kuvat, kuten kaikki muukin tieto mitä mobiilisovellus käsittelee, tallennetaan Opiferus Toiminnanohjauksen palvelimelle. Opiferus Toiminnanohjaus on erillinen taustajärjestelmä, jota tällä mobiilisovelluksella käytetään. Sen tietosuojaseloste löytyy
täältä.
Palvelimella olevien tietojen käyttö kuuluu kyseisen asiakasyrityksen tietosuojakäytäntöjen alaisuuteen.
Henkilötietosuojalain alaiset tiedot: Käyttäjätiedot
Käyttäjätiedoissa on seuraavat tiedot, tähdellä merkityt ovat pakollisia tietoja:
- Käyttäjätunnus (*)
- Sähköpostiosoite (*)
- Selkokielinen nimi (*)
- Organisaation nimi, johon käyttäjä kuuluu (*)
- Sukupuoli
- Kieli
Käyttäjätietoja käytetään käyttäjien tunnistamiseen sekä käyttöoikeuksien hallintaan eri yrityksiin ja yritysten sisällä eri tietoihin. Käyttäjätietoja ei luovuteta millekään kolmannelle osa puolelle.
Käyttäjätunnusta ja/tai selkokielistä nimeä käytetään asiakaskohtaisissa lokitiedoissa, johon tallentuu tieto kuka muokkasi mitäkin tietuetta ja koska.
Henkilötietosuojalain alaiset tiedot: Asiakkaiden omat tiedot.
Nämä tiedot ovat jokaisen Toiminnanohjaussovelluksen asiakkaan itse keräämiä tietoja ja niiden hallinta on siten asiakkaan omalla vastuulla. Mobiilisovelluksessa käsitellään vain henkilökohtaiseen työajankirjaukseen liittyviä tietoja joita ovat.
- Henkilön ID (toiminnanohjausjärjestelmässä oleva yksilöllinen tunniste, ei henkilötunnus)
- Henkilön nimi
- Henkilön tuntipalkka
Tietojen luovutukset
Toiminnaohjauksesta ei luovuteta automaattisesi mitään tietoja muille osapuolille. Palkanlaskennan tiedot sekä työmaarekisterin urakka- ja työntekijätiedot voidaan luovuttaa verottajalle mikäli kyseiset muoduulit ovat käytössä.
Mikäli joitain tietoja siirretään automaattisesti toisiin järjestelmiin, on näistä sovittu asiakkaan kanssa erikseen.
Kunkin yrityksen asiakas- ja henkilötiedot tallentuvat kyseisen asiakkaan hallinnassa oleviin tietokantoihin. Näiden tietojen hallinnasta kukin yritys on itse vastuussa. Niiden asiakkaiden osalta, joiden kanssa Softwavella on taloushallintopalvelusopimuksia, Softwave Ohjelmistolla on tietojen käsittelijän rooli ja Softwave toimii näissä tapauksissa tarvittavien käytäntöjen mukaisesti.
Suojausperiaatteet
Käyttäjärekisterin tietoturvallisuus sekä luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä edellä mainittujen aktiivisen valvonnan kautta. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.
Käyttäjätietoja käsittelevät vain Softwaven erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat Softwaven palveluksessa, sekä Softwaven toimeksiannosta palveluja ylläpitävät kolmannet osapuolet. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.
Toiminnanohjauksen verkkopalvelun tietoliikenne on salattua ja asiakas tunnistaa kyseisen palvelun osoitteen oikeellisuuden selaimessa näykyvästä varmenteesta.
Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on henkilötietolain 26 – 28 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Joidenkin tietojen saamista on kuitenkin rajoitettu mm. rikosten ehkäisemisen ja selvittämisen vuoksi.
Asiakas voi tarkistaa perustietonsa osittain myös kirjautuneena Toiminnanohjauksen verkkopalvelussa.
Tarkastuspyyntö tehdään toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö osoitteella:
Softwave Ohjelmistot Oy
Tietosuojavastaava / Henkilötietojen tarkastuspyyntö
Vaasantie 6
67100 Kokkola
Tarkastuspyynnössä tulee mainita nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan asiakkaan kumppanirekisterissä olevaan postiosoitteeseen.
HUOM!
Softwave Ohjelmistot Oy vastaa asiakas- ja henkilötietojen hallinnasta vain oman yrityksen (Softwave) osalta. Mikäli asiakkaan yhteistyökumppaneilla tai henkilöstöllä on jotain omiin tietoihin liittyvää kysyttävää tietosuojasta, on heidän oltava yhteydessä kyseiseen asiakkaaseen.
Softwave Ohjelmistot Oy vastaa käyttäjätietojen hallinnasta itse tarjoamillaan ja hallinnoimillaan palvelimilla. Jos palvelin on asiakkaan hallinnassa, on kyseinen asiakas vastuussa käyttäjätietojen hallinnasta.