Asiakastiedot. Klikkaa suuremmaksi.

Asiakasrekisteriä käytetään yhteisenä rekisterinä kaikille yrityksen sidosryhmille, niin asiakkaille, toimittajille kuin muillekin yhteistyökumppaneille, joka määrätään tietueen tyypillä. Näitä tyyppejä voi muokata asetuksissa. Käytetään tässä yhteydessä esimerkkinä kuitenkin asiakasta.

Tunnistetiedot

Näillä tiedoilla yksilöidään asiakas. Jos käytetään Finvoice-verkkolaskutusta, voi välittäjä vaatia yhden tai useamman seuraavista tunnisteista: Y-tunnus, ALV-tunnus tai OVT numero.

Jos laskutus- ja toimitusasiakkaat ovat täysin eriä, tulee molemmista luoda oma asiakkaansa ja merkitä toimitusasiakkaan Laskutusasiakas -kenttään se asiakas, jota halutaan laskuttaa. Kun tälle toimitusasiakkaalle luodaan uusi myyntitilaus, tulee tilauksen laskutustietoihin automaattisesti tämän laskutusasiakkaan yhteystiedot.

Mikäli yritys on velvollinen tekemään rakennuspalveluilmoituksia verottajalle, pitää ulkomaisten työntekijöiden työnantajilla olla valittuna Ulkomaisen tunnuksen tyyppi. Vaihtoehdot ovat: ALV-tunnus, Ulkomainen kaupparekisteritunnus, Ulkomainen verotusnumero ja Ulkomainen henkilötunnus. ALV-tunnus luetaan omasta kentästään, muut tiedot luetaan Y-tunnus -kentästä.

Yhteystiedot

Puhelin-, Fax-, Www- ja Sähköposti-kentät ovat pääosin vain lisätietoja. Loput kentät ovat sähköiseen laskutukseen liittyviä tietoja.

• Laskutussähköposti: Jos asiakkaalla ei ole verkkolaskuosoitetta, ja sille halutaan kuitenkin lähettää sähköisiä laskuja, lähetetään ne tässä määriteltyyn osoitteeseen.
  
• Liitesähköposti: Jos laskujen mukana lähetetään liitteitä ja ne halutaan lähettää sähköpostiin,
  
• Lähetä liitetiedostot: Miten laskujen liitetiedostot toimitetaan asiakkaalle. Oletuksena liitteet lähetään laskun liitteenä, mikäli ne sähköisessä laskutuksessa on asetettu lähetettäväksi.
  
  • Lähetä liitteinä: Liitteet lähetetään joko verkkolaskun liitteenä, tai samassa sähköpostissa laskun kanssa.
    
  • Lähetä erillisellä sähköpostilla: Jos liitteiden ei haluta lähtevän samaan osoitteeseen kuin lasku, voidaan tällä valita, että liitteet lähetetään Liitesähköposti-kentässä määriteltyyn osoitteeseen. Jollei sitä ole määritelty, käytetään Laskutussähköposti-osoitetta.
    
  • Älä lähetä: Liitteitä ei lähetetä, vaikka sähköisessä laskutuksessa niin olisikin valittu.
    
• PDF-salasana: Salasana, jolla PDF-liitteet suojataan lähetyksen yhteydessä.
  
• Suojaa PDF-liitteet: Halutaanko liitteinä lähtevät PDF-tiedostot suojata salasanalla.
  

Osoitetiedot

Ensisijaisena yhteystietona käytetään Laskutusosoitetta, jota käytetään myös lähetteissä ja tilauksissa toimitusosoitteena jos Toimitusosoitetta ei ole annettu tai se on sama kuin Laskutusosoite.

Jos Toimitusosoite on eri kuin Laskutusosoite, mutta asiakas on kuitenkin sama, merkitään myös Toimitusosoite.

Esimerkiksi jos Asiakas Yritys Oy käyttää tilitoimistoa laskutusosoitteena voidaan osoitetiedot merkitä seuraavasti:

Moduulien osoitekenttiin tulevat osoitteet muodostuvat seuraavasti:

• Y-tunnus (riippuu asetuksesta)
  
• Asiakkaan nimi
• Oletusyhteyshenkilön nimi (riippuu asetuksesta)
  
• Katuosoite
• Postinumero ja -osoite
• Maa
• Puhelinnumero (riippuu asetuksesta)
  

Ryhmitykset

Ryhmää ja toimialaa käytetään vain tietojen lajitteluun. Tyyppi määrää onko tietue asiakas vai toimittaja tai jotain muuta. Tyyppi ei kuitenkaan rajoita asiakkaan käyttämistä toimittajana tai päinvastoin. Suljetussa tilassa olevaalle asiakkaalle ei voi tehdä mitään tapahtumia, muilla tiloilla on vain informatiivinen merkitys.

Kohdistukset ja kirjanpito

Asiakkaalle merkittyä kustannuspaikkaa käytetään tehtäessä tilauksia, laskuja tai muita asiakkaisiin kohdistuvia tapahtumia jos tapahtumalle itsessään ei ole merkitty kustannuspaikkaa, tai sitä ei tule muilta kohdistuksilta kuten projektilta. Tunniste ja yritys toimivat samalla tavalla.

Asiakkaalle voi merkitä hinnaston, josta varastonimikkeiden osto- tai myyntihinnat haetaan kun niitä lisätään tilauksille tai myyntilaskuille.

Kohdevarasto on siirtotilauksien kohdevarasto, joka tulee automaattisesti valitun asiakkaan takaa uusille tilauksille.

Myyntihinta / päivä on asiakaskohtainen päivän myyntihinta, jota käytetään kun projektinhallinnasta laskutetaan tapahtumia. Oletuksena käytetään työajankirjauksen asetuksissa määriteltyä myyntihintaa.

Tili ja vastatili asetuksilla voi ohittaa ohjelman oletus myynti- ja ostotilit, jotka tulevat automaattisesi luotaessa osto- tai myyntirivejä asiakkaalle.

Yhteydenotot ja muut

Yhteydenotot -ryhmän tietoja käytetään vain laskujen ja tilausten lisätietoina.

Asiakkaille lähetettävät laskut, lähetteet ja muut raportit tulostuvat oletuksena sillä kielellä, millä käyttäjä ohjelmaa käyttää. Kieli-valinnalla tämän kielen voi vaihtaa asiakaskohtaisesti. Sama koskee valuuttaa, tosin sillä erolla, että valuutta on määritelty yrityksen tasolla. Valuutan vaihto muuntaa laskut ja tilaukset kyseiselle valuutalle sen päivän kurssilla kun on saatavilla.

Maa valinta vaikuttaa tällä hetkellä vain alv-ilmoitusten laskentoihin, jos valittu maa on Ruotsi. Muut kentät tulevat erinäisiin paikkoihin lähinnä informatiivisina.

Pankkiyhteys ja ehdot

Ostoreskontra vaatii IBAN ja BIC tiedot tietueille, koska oletusarvoisesti laskut on tarkoitus lähettää pankkiin maksettaviksi. Tiedot tulevat automaattisesti kun laskulle on valittu saaja. Finvoice osoite ja -välittäjä vaaditaan jos asiakkaalle halutaan lähettää Finvoice laskuja myyntireskontrasta.

Maksuehdolla voi ohittaa ohjelmaan oletukseksi asetetun maksuehdon, joka tulee uusille myyntitilauksille ja -laskuille. Toimitusehto ja -tapa ovat tilausten lisätietoja, joilla ei ole ohjelmassa merkitystä. Laskutustapaa voi käyttää helpottamaan laskujen lähetysten organisointia.

Jos rahoitusyhtiö on valittu, tulee se oletuksena kaikille asiakkaalle luoduille laskuille. Työntekijä on rakennuspalveluilmoituksissa vaadittava työnantajan tai asiakkaan yhteyshenkilö. Kuvaukseen voi merkitä muita lisätietoja.

Tehtävät, tapahtumat, moduulien oletuslisätiedot ja yhteyshenkilöt

Asiakkaalle kohdistetut tapahtumat

Asiakastietojen lisäksi sivun alaosassa on yhteenveto asiakkaaseen kohdistetuista tehtävistä ja ERP tapahtumista.

Moduulien oletuslisätietoihin voi luoda automaattisesti kaikille myyntitilauksille, myyntilaskuille tai ostotilauksille tulevat lisätiedot. Näitä voivat olla esimerkiksi ilmoitus rakennuspalvelun käänteisestä verovelvollisuudesta.

Yhteyshenkilöihin voi listata yhden tai useamman asiakkaan yhteyshenkilön. Oletus yhteyshenkilöksi merkityn henkilön nimi on asetuksilla mahdollista saada näkyviin tilausten ja myyntilaskujen osoitteisiin.