Ohjelmassa voi ajastaa tietojen tuonteja, raporttien vientejä ja laskujen tarkastusilmoitusten lähetyksiä.

Toiminnanohjaukseen voi ajastaa erinäisiä tehtäviä suoritettavaksi automaattisesti tietyin väliajoin. Yhden tehtävän voi ajastaa yhdellä tai useammalla ajastuksella tarpeesta riippuen.Tehtävät voi suorittaa myös käsin, jollei niitä ole ajastettu tai ne eivät ole käytössä.

Tällä hetkellä ajastettavissa olevat tehtävät ovat:

• Asiakastietojen tuonti: Tuo uusia tai päivitä olemassa olevia asiakkaita ulkoisesta tietolähteestä.
• Projektitietojen tuonti: Tuo uusia tai päivitä olemassa olevia projekteja ulkoisesta tietolähteestä.
• Raporttien vienti: Tallenna valittu raportti halutussa tiedostomuodossa ulkoiseen yhteyteen.
• Tarkastettavien laskujen huomautusten lähetys: Lähettää ”Tarkastettavana” ja ”Tarkastettu” tilassa olevista osto-tai myyntilaskuista sähköpostihuomautukset.

Tietojen tuonti

Tuontien ajastus on tehtävä kolmessa vaiheessa. Ensin alustetaan ”Ajastettu tehtävä”, johon tuonti kohdistetaan. Sitten luodaan ”Ulkoinen yhteys” josta lähdetiedosto haetaan. Lopuksi käsin tehtävässä tuonnissa tehdään tarvittavat lähdetiedosto ja tiedostotyypin valinnat sekä sarakkeiden kohdistukset. Nämä valinnat kohdistetaan tuonnin yhteydessä valittuun ajastettuun tehtävään. HUOM! Ajastettavissa tuonneissa tiedostolähteenä on käytettävä ”Ulkoista yhteyttä”.

Raporttien vienti

Raportointi asetukset

Raportoinnin voi ajastaa menemään valittuun ulk oiseen yhteyteen. Asetuksissa määrätään valittu raportti, käytettävä yhteys, suodatuksen aloitus- ja lopetuspäivät, tiedostotyyppi ja tiedostonimi. Raportin suodatukset tehdään ensin ottamalla raportti ulos käsin halutuilla suodatuksilla ja yhdistämällä se raportin työkalupalkista valittuun ajastettuun tehtävään.

Aloituspäivä voi olla joko kuukauden alusta, vuoden alusta tai kirjanpidon aikajakson alusta. Lopetuspäivä voi olla vastaavasti joko kuluva päivä tai ei asetettu. Nämä on ainoat suodatusparametrit jotka muuttuvat ajastusten mukana.

Tiedostotyyppi ”Tiedot” vie raportin tietolähteenä olevan raakadatan CSV -muodossa, muut tyypit toimivat samoin kuin raportin tulostuksessa käytettävät ”Tallenna muodossa” toiminnot.

Tiedostonimenä käytetään oletuksena ”Raportin nimi.tiedostotyyppi” muotoa jos sitä ei ole erikseen asetettu. Muotoilussa voi käyttää staattista tiedostonimeä tai seuraavia parametrejä: {report}=raportin nimi, {date}=päivämäärä ja {type}=tietotyyppi. {date} parametriä voi muotoilla .NET Frameworkin standardi päivämäärämuotoiluilla lisäämällä date -osan perään aaltosulkujen sisään ”:muotoilu”.

Esim. muotoilu ”{report} {date:yyyyMMdd}.{type}” tekee 31.1.2015 otetun PDF -raportin nimestä ”Raportin nimi 20150131.pdf”.

Ajastus

Yhden tehtävän voi ajastaa joko yhdellä tai useammalla eri ajastuksella tapahtuvaksi eri aikoina. Ajastukselle voi asettaa voimassaoloajan valitsemalla aloitus- ja lopetuspäivät, jolloin ajastusta ei tapahdu tämän aikajakson ulkopuolella. Ajastuksessa on kolme eri aikaväli osiota, joista Päivittäintoistuu kaikissa asetuksissa:

• Päivittäin: Kuinka monesti ajastus tapahtuu yhden päivän sisällä. Tapahtuu joko kerran asetettuna aikana tai toistuvasti valitulla intervallilla alku- ja loppu aikojen välillä esim. 1 tunnin välein klo 8 - 16.
• Viikoittain: Minä viikonpäivinä ajastus tapahtuu.
• Kuukausittain: Tapahtuu joko kuukauden tiettynä päivänä (päivänumero 1 - 31) tai tiettynä viikonpäivänä. Jos viikonpäivää ei ole valittu, voidaan ajastus asettaa esimerkiksi tapahtumaan kuukauden viimeinen päivä. Näiden lisäksi voi valita tapahtuuko ajastus joka kuukausi vai esim. 3 kuukauden välein. Asettamalla tehtävälle useamman ajastuksen, voi sen asettaa tapahtumaan esimerkiksi arkipäivinä tiettyyn aikaan ja viikonloppuisin toiseen aikaan.