Kaavatilien toimintaperiaate tilikartassa 

Tilikartan kaavojen avulla on mahdollista luoda tilejä, joille ei ole tarkoitus tehdä lainkaan talousarvio/budjettitositteita, vaan joiden sisältö Talousarvio/Budjetti-näkymässä määräytyy toisten tilien perusteella laskennallisesti.

Kaavalla ilmaistaan minkä tilien pohjalta ja mitä laskutoimituksia käyttäen kaavatilin sisältö lasketaan.Kaavatilit käyttäytyvät ohjelmassa samalla tavalla kuin tavallisetkin tilit ja laskevat arvonsa reaaliaikaisesti, kun niiden käyttämälle päätilille tehdään muutoksia.  

Käyttöliittymässä kaavatilin tunnistaa valkoisesta kolmiosta tilisymbolin keskellä.Kaavatilit vaikuttavat tilipuun laskentaan vain talousarviossa. Raamibudjetin tai toteutumalukujen laskennassa kaavatilejä ei huomioida vaan niille tuodaan arvot kuten normaaleille tileille.

Tiedot, joita kaavalaskennassa voidaan hyödyntää

Kaavat voivat koostua luvuista, laskuoperaattoreista, sulkumerkeistä ja kaavamuuttujista.

• Numerot – Kokonaisluvut tai desimaaliluvut (desimaalierottimena pilkku)

• Laskuoperaattorit – Käytettävissä ovat tavanomaiset matemaattisten lauseiden laskuoperaattorit "+", "-", "*" ja "/". Operaattoreita ei saa kirjoittaa useampaa peräkkäin (esim. "+ -" ei käy). Välilyönnit operaattoreiden ympärillä ovat sallittuja.

• Sulkumerkit – Sulkumerkeillä "(" ja ")" voidaan ohjata kaavan laskentajärjestystä, kuten missä tahansa matemaattisessa laskussa. Sisäkkäiset sulkeet ovat sallittuja. Välilyönnit sulkeiden ympärillä ovat sallittuja.

• Kaavamuuttujat – Kaavamuuttujalla viitataan johonkin olemassa olevaan tiliin. Muuttuja muodostetaan kirjoittamalla viitattavan tilin tilinumero hakasulkeiden sisään. Esim. tiliin 4005 viitattaisiin kaavassa muuttujalla [4005]. Välilyönnit kaavamuuttujien ympärillä ovat sallittuja.

Jos ohjelma ilmoittaa virheellisestä kaavasta, tarkista seuraavat asiat ja korjaa kaava:

• Kaavaan on syötetty merkki, joka ei ole numero, desimaalipilkku, laskuoperaattori, kaarisulku tai hakasulku.

• Tilin kaavassa viitataan kaavamuuttujalla tiliin itseensä. Esimerkiksi tilin 4008 kaavassa ei voi käyttää kaavamuuttujaa [4008].

• Kaava muodostaa kehäviittauksen. Esimerkiksi tilin 4009 kaavassa ei saa viitata muuttujalla tiliin 4010, jos samaan aikaan tilin 4010 kaavassa viitataan tiliin 4009.

Kaavaeditorin käyttö

Kaavaeditori on aputyökalu kaavatilien kaavojen syöttämiseen. Editori aukaistaan klikkaamalla tilin kaava sarakkeen kohdalla hiiren oikeaa ja valitsemalla valikosta komento "Muokkaa kaavaa".

Kaavaeditorin yläosassa näkyy muokattava kaava koko ikkunan levyisenä tekstikenttänä. 

Kaavan alapuolella vasemmalla näkyvät käytettävissä olevat matemaattiset laskuoperaattorit pikapainikkeina. Operaattorin nappia klikkaamalla merkki tulee lisätyksi kaavaan kursorin sijaintikohtaan.

Kaavan alapuolella oikealla näkyy koko tilikartan sisältö puurakenteena. Tilipuun "Muuttuja"-sarakkeessa näkyvät tilien tilinumeroista muodostuvat kaavamuuttujat. Tilin tuplaklikkaaminen lisää muuttujan kaavaan kursorin sijaintikohtaan.

Kustannuspaikkaan sidotut kaavat

Joskus kaavojen asettaminen tileille ei ole tarpeeksi joustava tapa määritellä tilipuun laskentaa, vaan laskenta pitäisi toimia eri tavalla eri kustannuspaikkojen yhteydessä. Tätä varten ohjelmassa on mahdollista määritellä myös kustannuspaikkakohtaisia tilikaavoja, joita käytetään siis vain tietyn kustannuspaikan kohdalla. Tämän toiminnon avulla voidaan esimerkiksi määrittää tietylle kustannuspaikalle eri päätilit, joista tilin arvo lasketaan tai vastaavasti jättää yhden kustannuspaikan osalta tilin kaava pois. 

Kustannuspaikkaan sidottujen kaavojen merkitsemiseksi käyttöliittymän paneeliasettelua täytyy vaihtaa niin, että esillä on kustannuspaikkarakenne tarkempien kaavojen syöttämiseksi. Valitse valintanauhan "Paneelit"-pudotusvalikosta vaihtoehto "Asettelu 2 - Kaavojen tarkempi määrittely".

Tilikartan oikealla puolella näkyy sen jälkeen kuvan mukaisesti puurakenne kustannuspaikoista. Puurakenteessa on esillä sarake "Kaava", johon voidaan syöttää valitulle kustannuspaikalle sidottu kaava. Huom! Kaavaa syöttäessä muista katsoa tarkasti mikä tili tilikartasta on samaan aikaan valittuna, sillä tarkentava kaava on aina sidottu tili–kustannuspaikka yhdistelmään. Kustannuspaikan ohessa näkyvät tarkentavat kaavat päivittyvät aina tilikartasta tiliä vaihtaessa (samalla kustannuspaikalla voi olla monta eri kaavaa eri tilien kohdalla).

Miten toimitaan, jos kaava halutaan ohittaa jollain kustannuspaikalla?

Silloin kyseisen kaavatilin kohdalle annetaan kaavaksi vain kyseinen tili hakasulkeissa. Tällöin kaava ohitetaan ja voit kirjata luvut normaaliin tapaan.