Tuontityökalu käynnistetään Hallinta-välilehdeltä valitsemalla "Tuonti"-painikkeen kautta tuotavan tiedon tyyppi. 

Ohjelmaan voidaan tuoda rakenteellista tietoa koskien organisaatiota ja tilikarttaa tai eurotietoja valitsemalla tositteita ja tuotavan tiedon tyypin.

Talousarvion, raamin, toteuman sekä talousarviomuutoksen tuonnit toimivat samalla periaatteella. Tuontitavan valinta avaa ohjatun tuontityökalun, johon määritellään tuotavan tiedoston muotoilu ja sarakkeet.

Tuonnin vaiheet

1. Valitse tuotava tiedosto ja siirry seuraavaan vaiheeseen.

2. Määritä tuontitiedoston sisältö:

Tiedoston muotoilu

• Taulukko – Valitaan pudostusvalikosta oikea välilehti, oletuksena ensimmäinen tiedoston välilehti.

• Summien tyyppi – Valitaan, onko tiedostossa kuukausitieto sarake- tai rivitietona vai tuodaanko summatietoa.
  

• Summien muoto – Valitaan tuontitiedostossa olevien summien muoto, eli määritellään onko tuontitiedostossa kulut vai tuotot negatiivisia, molemmat etumerkittömiä vai tuodaanko eurot ohjelmaan debet- ja credit-sarakkeissa.

Valinnat

• Sarakkeiden nimet ensimmäisellä rivillä – Tällä valinnalla kerrotaan sisältääkö tuontitiedosto sarakkeiden nimet ensimmäisellä rivillään.

• Kun valintaruutu on ruksittu, ensimmäisen rivin sisältö näkyy taulukon otsikkoina.

• Ketjuta kirjausluokkien jäsenet – Jos sovelluksen relaatioeditorissa on tehty kirjausluokkien jäsenien ketjutuksia.

• Käytä tilikohtaista kirjausluokkaa – Jos tileille on määritelty ohjelman lisäasetuksissa vakiokirjausluokat, voi tilinumerolle hakea automaattisesti tuonnin yhteydessä oman kirjausluokan, jolle eurot kohdistetaan.

• Uusien tilien tiedot sarakkeissa – Tällä valinnalla voit hakea uusille tileille tiedot tuontitiedoston sarakkeista. Tämän valinnan ollessa päällä tulevat seuraavat valinnat näkyviin sarakekohdistuksiin: Tilin nimi, Tilikansion nimi, Tilin kansiokoodi, Kustannuspaikan nimi, Kustannuspaikan kansionimi, Kustannuspaikan kansiokoodi.
  

3. Tuonnin yhteenveto

Seuraavassa vaiheessa kohdistetaan tuonti joko koko vuodelle tai tietylle kuukaudelle.

Jos edellisessä vaiheessa on jo otettu kantaa kuukausilukujen osalta, ei tähän tarvitse ottaa kantaa.

Talousarviotuonneissa voidaan tässä vaihessa valita myös jakosääntö kuukausille, jos halutaan.

Lisätietoon voidaan antaa oma selite halutessa. Tämä selite näkyy lokissa, joten selitettä on hyvä käyttää tiedoston sisältöä kuvaavasti, esim. "Tammikuun toteuma".

Tilikartan ja organisaatiorakenteen tuonti

Tuotavat sarakkeet

• ID-sarake – Jokaisella tuotavalla rivillä tulee olla yksilöllinen ID-arvo. Tämän sarakkeen arvojen on oltava kokonaislukuja. Rakenteen järjestys määriytyy ID-numeron perusteella pienestä suurempaan.

• Parent ID-sarake – Tilikartan Parent-arvot sisältävä sarake. Tämän sarakkeen arvojen on oltava kokonaislukuja. Parent-sarake tulee olla jokaisella rivillä ja sillä määritetään, minkä toisen tiedoston rivin alle tieto rakenteellisesti sijoitetaan. Parent-luku on aina jonkun toisen rivin ID-luku, juurikansiolle merkitään "0".

• Nimi – Sarakkeen sisältö vapaamuotoista tekstiä.

• Koodi – Tilikartan tilinumerot tai organisaatiotason koodin sisältävä sarake. Koodi voi sisältää kirjaimia ja numeroita tai se voi olla tyhjä. Samaa tilinumeroa ei saa esiintyä rakenteessa kahdesti.

Esimerkkirakenne ohjelmassa:

Sama rakenne muutettuna rakenteelliseksi tiedostoksi:

Tuonnin vaiheet

1. Valitse tuotava tiedosto - Seuraava sivu

2. Määritä tiedoston sisältö:

• Taulukko – Valitaan pudostusvalikosta oikea välilehti, oletuksena ensimmäinen tiedoston välilehti.

• Otsikointi – Määritä, onko tiedoston sarakkeilla otsikointi.

• Sarakkeiden kohdistukset – Kohdistetaan tuontitiedoston sarakkeet ohjelman sarakkeisiin.

Kun sarakkeet on kohdistettu, paina "Seuraava". Tällöin ohjelma tarkistaa tuontitiedoston sisällön oikeellisuuden. Jos sisällössä on puutteita, seuraavalle sivulle ei pääse etenemään, vaan esiin aukeaa virheraportti, missä listatut ongelmat on korjattava tuontitiedostosta.

Jos tuontitiedostosta ilmoitetaan virheitä, voit jättää sarakkeiden kohdistussivun auki ja korjata samalla virheet toisella ohjelmalla (esim. Microsoft Excel). Virheiden korjaamisen jälkeen paina kohdistussivulla funktionäppäintä F5, ja ohjelma päivittää tuontitiedoston sisällön. Sulje tuontitiedoston muokkaamiseen käyttämäsi ohjelma ennen tiedoston lukemista uudelleen.

3. Puurakenteen esikatselu

Sarakkeiden onnistuneen kohdistamisen jälkeen aukeaa tilikarttapuun esikatselu, jossa tilikartta on nähtävissä ja selattavissa sellaisessa muodossa kuin se varsinaisen tuonnin jälkeen olisi. Tässä vaiheessa tilikarttaa ei ole vielä tuotu ohjelmaan!

• Tilikartta:

Opiferus Budjetoinnin tilikartassa on oltava aina yksi juurikansio, jonka alla loput oksista sijaitsevat. Jos tuontitiedoston puurakenne sisältää useita juurikansioita, tuontityökalu luo näiden yläpuolelle automaattisesti "Tilikartta"-nimisen pääjuuren, joka on näkyvissä tässä esikatselussa.

• Organisaatiorakenne:

Opiferus Budjetoinnin organisaatiorakenteessa on oltava aina yksi juurikansio, jonka alla loput rakenteen oksista sijaitsevat. Jos tuontitiedoston puurakenne sisältää useita juurikansioita, tuontityökalu luo näiden yläpuolelle automaattisesti "Organisaatiorakenne"-nimisen pääjuuren, joka on näkyvissä tässä esikatselussa.

Tarkista esikatselussa, että puurakenne näyttää siltä kuin on tarkoitus. Jos huomaat rakenteessa virheitä, voit palata sarakkeiden kohdistusnäkymään, korjata virheet tuontitiedostossa ja ladata tiedoston sisällön F5-näppäimellä.

4. Yhteenveto

Viimeisellä sivulla on esillä tuonnin yhteenveto. "Valmis"-painikkeen klikkaaminen käynnistää tuonnin ohjelman tietokantaan. Tuonnin päätyttyä tuontinäkymä sulkeutuu automaattisesti.