Aineistojen käsittelyn voi tehdä pankkiyhteyden kautta haetuille tiliote- ja viitesiirtoaineistoille sekä yrityksen verkkopankista tai erillisestä pankkiyhteysohjelmasta saataville aineistoille.
Mikäli aineistot on haettu pankkiyhteydellä, niin ne näkyvät aineistolistalla Luotu-tilassa. Valitse kaikki käsiteltävät tiliote- ja viitesiirtoaineistot rastittamalla ja tämän jälkeen valitse Tuonti-painike. Jos pankkiyhteys ei ole käytössä valitse suoraan Tuonti-painike ja avautuvassa ikkunassa voit hakea tuotavan aineiston (tiliote tai viitesiirtotiedosto) omalta koneelta.
Tuonti-ikkunan vasemmassa laidassa näytetään tuonnissa käytettävät oletustilit, jotka tulee kirjanpidon yleisistä asetuksista. Oletustilejä voi tarvittaessa muuttaa. Pankkitili haetaan automaattisesti tiliotteen ja ohjelman asetusten tiedoista. Näkymän oikeassa laidassa näytetään kaikki aineistoissa olevat tapahtumat omina riveinä.
Mikäli maksua ei voida kohdistaa avoimeen laskuun tai siitä ei ole tiliöintimallia, niin tapahtuma ohitetaan. Ohitetut tapahtumat voi käsitellä manuaalisesti pankkitapahtumat näkymässä, josta ne voidaan kohdistaa myynti- tai ostolaskun suoritukseksi tai luoda tapahtumasta tosite kirjanpitoon.
Lopuksi painetaan Tallenna -painiketta. Aineistot tallentuvat pankkiyhteys moduuliin ja niiden tilat näkyy joko Käsiteltynä tai Osittain käsiteltynä, riippuen siitä pystyikö kaikki tapahtumat käsittelemään automaattisesti. Tiliotteille ja viitesiirtoaineistoille tallennetaan linkit laskulle tai tositteelle, joihin maksut on kohdistettu.
Tapahtumilla näytettävät tiedot ja sarakkeiden selitykset:
- Päivämäärä: Tapahtuman päivämäärä tiliotteella
- Tyyppi: Tapahtuman tyyppi, esim. tilisiirto, viitesiirto, toistuva maksu, palvelumaksu, pkorttimaksu (tapahtumatyyppien nimet saattavat vaihdella pankista sekä konekielisen tiliotteen versiosta riippuen). Ostolaskujen suoritukset näkyvät tyypillä ”tilisiirto” (Osuuspankki, TITO-tiliote).
- Saaja/Maksaja: Tiliotteella näkyvä saajan/maksajan nimi
- Arvo: Tilille tulleen/lähteneen suorituksen summa
- Pankkiviite: Tiliotteella näkyvä maksun viitenumero
Laskujen suoritusten kohdistus periaatteet
Laskujen suorituksissa näytetään Laskun kohdistustiedoissa (sarakkeessa: Lasku/Numero) mille laskulle kyseinen suoritus kohdistetaan.
Ostoreskontrasta luodulla maksuaineistolla maksettujen laskujen suoritukset kohdistetaan oikealle laskulle laskunumeron perusteella. Mikäli laskuja on maksettu käsin tai muulla tavoin kuin reskontrasta luodulla maksuaineistolla, laskun suoritus kohdistetaan ostoreskontrassa avoimelle ostolaskulle seuraavilla tiedoilla:
- maksussa käytetyn viitenumeron ja toimittajan nimen/tilinumeron perusteella
- tai toimittajan nimen, tilinumeron ja maksussa käytetyn viestin perusteella
- mikäli yllä olevilla tiedoilla ei löydy reskontrasta avointa laskua, suoritus tulee kirjata manuaalisesti reskontrassa halutulle ostolaskulle.
Asiakkaiden maksamat suoritukset, joissa on käytetty viitenumeroa, voidaan lähes poikkeuksetta kohdistaa automaattisesti oikealle laskulle, mikäli kyseinen lasku on reskontrassa avoimena. Maksettavana -sarakkeessa näytetään myyntireskontrassa laskulla avoinna oleva summa. Mikäli maksun summa ei täsmää laskulla avoinna olevaan summaan, niin arvo ja maksettavana sarakkeissa on eri summat sekä Maksettu-sarakkeeseen tulee valintamahdollisuus.
- Kun maksettu sarakkeeseen laitetaan täppä → kyseinen myyntilasku kirjataan kokonaan suoritetuksi ja maksun sekä laskun erotus kirjataan tiliöintiasetusten mukaan alennus-/korkotilille.
- Kun maksettu sarakkeeseen ei laiteta täppää → kyseinen myyntilasku jää osasuoritettu tilaan reskontrassa ja laskulle kirjataan yli- tai alisuoritusta asiakkaan maksaman summan verran
Kirjanpidon tiliöintimallit aineistojen käsittelyssä
Tiliöintimalleja käytetään tiliotetuonneissa. Tiliöintimallien sarakkeissa näytetään tapahtumaan käytettävän tiliöintimallin tiliöintiasetukset. Kirjanpidon tiliöintimalleja voidaan hyödyntää tapahtumissa, jotka ei kohdistu reskontrassa oleviin laskuihin, kuten pankin palvelumaksut tai palkkojen maksut.