Finvoice. Klikkaa suuremmaksi.

Sähköisiä laskuja pystyy lukemaan XML-muotoisesta tiedostosta, joita saa mm. verkkolaskupalveluista (esim. Maventa) ja pankin järjestelmistä sekä esimerkiksi muista järjestelmistä saatavista ZIP-paketeista. Varsinainen verkkolasku muodostuu aina XML-tiedostosta, joka voi sisältää yhden tai useampia laskuja.

ZIP-paketti voi sisältää laskun lisäksi sen liitetiedostoja. Näiden käyttö vaatii yleensä jonkun muun välittäjän kuin pankin. Paketissa on oltava vähintäänkin yksi .xml-päätteinen laskutiedosto. Lisäksi siinä voi olla useita liitetiedostoja, joiden tyyppiä ei ole erikseen rajattu, mutta esikatselun voi näyttää vain PDF- ja kuvatiedostoista. Paketteja voi myös ketjuttaa siten, että paketoi yhteen ZIP-tiedostoon muita, laskuja sisältäviä ZIP-tiedostoja. Tällöin ylimmän tason ZIP-paketissa ei tarvitse olla laskun XML-tiedostoa.

Maventa

Maventan verkkolaskutuonti. Klikkaa suuremmaksi.

Verkkolaskuja voi tuoda Maventan verkkolaskupalvelusta, jos se on otettu käyttöön. Toiminto löytyy sekä ostoreskontran listaus- että laskunäkymän työkalupalkista Uusi -> Maventa.

Toiminto hakee listauksen Maventan palveluun saapuneista laskuista valitulta aikaväliltä. Listauksesta valitaan halutut laskut ja sen jälkeen painetaan Tuonti-nappia.

Ohjelma hakee laskujen tiedot Maventan palvelusta ja siirtyy Verkkolaskun tuonti-sivulle, jossa varsinainen tuonti tehdään.

Verkkolaskun tuonti

Verkkolaskun tuonti. Klikkaa suuremmaksi.

Jos tähän vaiheeseen tultiin Maventa-palvelun kautta, näkyy ikkunassa jo palvelusta haettujen laskujen tiedot. Muussa tapauksessa tähän voi tuoda työkalupalkin Selaa-painikkeesta halutun verkkolaskutiedoston.

Ikkuna jakaantuu kolmeen osaan:

• Vasemmalla ylhäällä: Listaus tuotavista verkkolaskuista sekä niiden tilinöintitapa.
  
• Vasemmalla alhaalla: Listaus yllä valitun laskun toimittajan aikaisemmista laskuista. 
• Oikealla: Esikatselu ikkuna, jossa näytetään valitun laskun liitteet, sekä verkkolaskun tiedot.

Tuotavat verkkolaskut

Listassa näkyy kaikki tuotavissa olevat verkkolaskut. Laskuriviltä valitaan Tiliöintitapa, jolla lasku tiliöidään ostoreskontraan. Samalla laskulle voi merkitä myös Ostajan. Laskua ehdotetaan tiliöitäväksi oletuksen kumppanirekisteriin merkitylle tilille.

Laskurivin vasemmassa reunassa olevasta nuolesta saa auki kyseisen laskun tiliöintinäkymän. Sama näkymä avautuu myös, jos laskun Tiliöintitapaa muutetaan. Tiliöintinäkymässä voi muokata seuraavia tietoja: Tili, Teksti, ALV-koodi sekä Kohdistukset. Listauksen otsikkorivillä on myös Muokkaa rivejä-toiminto, joka toimii oletuksena kaikille tiliöintiriveille, ellei niitä ole erikseen valittu.

Laskun tiliöintitavassa on seuraavat vaihtoehdot, joilla määritellään miten kyseinen lasku tiliöidään ostoreskontrassa:

• Ohitettu: Laskua ei tuoda reskontraan
  
• Ei tiliöidä: Lasku tuodaan reskontraan, mutta sille ei tehdä tiliöintirivejä
  
• ALV-erittely: Lasku tiliöidään laskun ALV-erittelyn perusteella
  
• Laskurivit: Lasku tiliöidään laskuriveittäin
  
• Tiliöintirivit: Lasku tiliöidään aiemmalta laskulta kopioitujen tiliöintirivien mukaan

Jos verkkolaskun Lasku-sarakkeessa on laskunumero ennen tallennusta, löytyy ostoreskontrasta tältä toimittajalta jo aiempi lasku samalla numerolla. Verkkolaskut tallennetaan ostoreskontraan työkalupalkin Tallenna-painikkeesta.

Ostolaskut

Jos valittuna olevan verkkolaskun toimittaja löytyy jo kumppanirekisteristä, näytetään tässä listauksessa sen toimittajan edelliset ostolaskut. Työkalupalkista voi määrätä, kuinka monta toimittajan edellistä laskua näytetään.

Ostolaskurivin vasemmassa reunassa olevasta nuolesta saa avattua kyseisen ostolaskun tiliöinnit. Tiliöinti listauksessa on seuraavat toiminnot:

• Kopioi tiliöinnit: Kopioi kaikki ostolaskun tiliöintirivit verkkolaskulle, ja vaihtaa verkkolaskun Tiliöintitavaksi tiliöintirivit.
  
• Kohdista kaikki: Kopioi rivin tilin sekä kaikki kohdistukset verkkolaskun tiliöintiriveillle (joko kaikille tai vain valituille).
  
• Jos ostolaskurivin Tili- tai Kohdistus-sarakkeissa on arvo, sitä klikkaamalla arvon voi kopioida verkkolaskun tiliöintiriveille (joko kaikille tai vain valituille).

Esikatselu

Esikatseluikkunassa näytetään verkkolaskun tiedot sekä mahdolliset liitteet. Jos verkkolaskussa on liite, esim. Maventan kautta saapuneissa laskuissa, näytetään verkkolaskuja vaihdellessa oletuksena verkkolaskun liite, jonka pitäisi yleensä olla alkuperäinen "laskun kuva". Liiitteitä voi selata yläosassa olevista painikkeista.