Finvoice. Klikkaa suuremmaksi.

Sähköisiä laskuja pystyy lukemaan XML-muotoisesta tiedostosta, joita saa mm. verkkolaskupalveluista (esim. Maventa) ja pankin järjestelmistä sekä esimerkiksi muista järjestelmistä saatavista ZIP-paketeista. Varsinainen verkkolasku muodostuu aina XML-tiedostosta, joka voi sisältää yhden tai useampia laskuja.

ZIP-paketti voi sisältää laskun lisäksi sen liitetiedostoja. Näiden käyttö vaatii yleensä jonkun muun välittäjän kuin pankin. Paketissa on oltava vähintäänkin yksi .xml-päätteinen laskutiedosto. Lisäksi siinä voi olla useita liitetiedostoja, joiden tyyppiä ei ole erikseen rajattu, mutta esikatselun voi näyttää vain PDF- ja kuvatiedostoista. Paketteja voi myös ketjuttaa siten, että paketoi yhteen ZIP-tiedostoon muita, laskuja sisältäviä ZIP-tiedostoja. Tällöin ylimmän tason ZIP-paketissa ei tarvitse olla laskun XML-tiedostoa.

Maventa

Maventan verkkolaskutuonti. Klikkaa suuremmaksi.

Verkkolaskuja voi tuoda Maventan verkkolaskupalvelusta, jos se on otettu käyttöön. Toiminto löytyy sekä ostoreskontran listaus- että laskunäkymän työkalupalkista Uusi -> Maventa.

Listalla näytetään kaikki Maventan palveluun saapuneet laskut.

• Haettu-tilassa näkyvät laskut on tuotu jo ostoreskontraan ja näillä laskuille näytetään näkymän oikeassa laidassa ostolaskun numero, nykyinen tila reskontrassa sekä laskun loppusumma.
• Jonossa-tilassa näkyvät laskut on vielä tuomatta.
• Hylätty-tilassa näkyvät laskut on tuotu reskontraan, mutta ne on poistettu sieltä.

Päivitä toiminnolla saadaan haettua uusimmat Maventan palveuun saapuneet laskut valitulta aikaväliltä. Aikavälillä haetaan laskuja, jotka ovat valitun aikavälin aikana saapuneet Maventan palveluun, laskun päiväys voi siis olla jotain muuta. Ohjelma näyttää oletuksena aikavälin edellisestä hakukerrasta kuluvaan päivään. On suositeltavaa välillä tarkistaa laskut myös pidemmältä ajalta, esim. kuukausi taaksepäin. 

Oletuksena Tuonti-painikkeella tuodaan kaikki Jonossa-olevat laskut ja laskujen tuonnissa käytetään tiliöintimalleja. Laskujen tuonnin jälkeen ohjelma ilmoittaa ruudun oikeassa yläkulmassa reskontraan tuotujen laskujen lukumäärän sekä ilmoittaa tuonnissa syntyneiden uusien toimittajien lukumäärän. Laskujen tuonti tapahtuu tausta-ajona ja se voi kestää hetken riippuen tuotavien laskujen määrästä. 

Tuonti asetuksia voi tarvittaessa vaihtaa näkymän oikeasta yläkulmasta. Mikäli reskontrasta poistettu lasku (Hylätty-tilassa) pitää päästä tuomaan uudelleen reskotraan, niin tuontiasetuksista voi muuttaa asetuksen Tuo kaikki jonossa olevat: "Ei". Tällöin yksittäinen lasku voidaan valita rastittamalla kyseinen lasku ja tuoda se reskontraan uudelleen.

Mikäli laskujen tuonnin yhteydessä halutaan manuaalisesti tiliöidä laskut, niin tuonti asetuksista voi muuttaa asetuksen Käytä tiliöintimalleja: "Ei". Tällöin laskujen tuonti siirtyy manuaaliseen tiliöintiin, josta löytyy ohjeet alapuolelta.

Verkkolaskun tuonti

Verkkolaskun tuonti. Klikkaa suuremmaksi.

Jos tähän vaiheeseen tultiin Maventa-palvelun kautta, näkyy ikkunassa jo palvelusta haettujen laskujen tiedot. Muussa tapauksessa tähän voi tuoda työkalupalkin Selaa-painikkeesta halutun verkkolaskutiedoston.

Ikkuna jakaantuu kolmeen osaan:

• Vasemmalla ylhäällä: Listaus tuotavista verkkolaskuista sekä niiden tilinöintitapa.
  
• Vasemmalla alhaalla: Listaus yllä valitun laskun toimittajan aikaisemmista laskuista. 
• Oikealla: Esikatselu ikkuna, jossa näytetään valitun laskun liitteet, sekä verkkolaskun tiedot.

Tuotavat verkkolaskut

Listassa näkyy kaikki tuotavissa olevat verkkolaskut. Laskuriviltä valitaan Tiliöintitapa, jolla lasku tiliöidään ostoreskontraan. Samalla laskulle voi merkitä myös Ostajan. Laskua ehdotetaan tiliöitäväksi oletuksen kumppanirekisteriin merkitylle tilille.

Laskurivin vasemmassa reunassa olevasta nuolesta saa auki kyseisen laskun tiliöintinäkymän. Sama näkymä avautuu myös, jos laskun Tiliöintitapaa muutetaan. Tiliöintinäkymässä voi muokata seuraavia tietoja: Tili, Teksti, ALV-koodi sekä Kohdistukset. Listauksen otsikkorivillä on myös Muokkaa rivejä-toiminto, joka toimii oletuksena kaikille tiliöintiriveille, ellei niitä ole erikseen valittu.

Laskun tiliöintitavassa on seuraavat vaihtoehdot, joilla määritellään miten kyseinen lasku tiliöidään ostoreskontrassa:

• Ohitettu: Laskua ei tuoda reskontraan
  
• Ei tiliöidä: Lasku tuodaan reskontraan, mutta sille ei tehdä tiliöintirivejä
  
• ALV-erittely: Lasku tiliöidään laskun ALV-erittelyn perusteella
  
• Laskurivit: Lasku tiliöidään laskuriveittäin
  
• Tiliöintirivit: Lasku tiliöidään aiemmalta laskulta kopioitujen tiliöintirivien mukaan
• Summattu tiliöintiehdotus: Lasku tiliöidään laskurivillä tulevan tiliöintiehdotuksen perusteella. Laskurivit summataan eri tiliöintiehdotusarvojen mukaan. Näitä ovat yleensä kustannuspaikka, mutta tiliöintiehdotukseen voi laittaa myös projektin ja työnumeron. Tällöin numerot pitää olla väliviivalla erotettuina, esim. 101 - 1001 - 10100 (kustannuspaikka - projekti - työnumero).
  • HUOM. Tämä vaatii halutun tiliöintiehdotuksen ilmoittamisen toimittajalle, sekä toimittajan laskutusjärjestelmään mahdollisuuden tämä käyttöön. Tiliöintiehdotus tulee olla Finvoice tiedoston kentässä RowAccountDimensionText.
    

Jos verkkolaskun Lasku-sarakkeessa on laskunumero ennen tallennusta, löytyy ostoreskontrasta tältä toimittajalta jo aiempi lasku samalla numerolla. Verkkolaskut tallennetaan ostoreskontraan työkalupalkin Tallenna-painikkeesta.

Ostolaskut

Jos valittuna olevan verkkolaskun toimittaja löytyy jo kumppanirekisteristä, näytetään tässä listauksessa sen toimittajan edelliset ostolaskut. Työkalupalkista voi määrätä, kuinka monta toimittajan edellistä laskua näytetään.

Ostolaskurivin vasemmassa reunassa olevasta nuolesta saa avattua kyseisen ostolaskun tiliöinnit. Tiliöinti listauksessa on seuraavat toiminnot:

• Kopioi tiliöinnit: Kopioi kaikki ostolaskun tiliöintirivit verkkolaskulle, ja vaihtaa verkkolaskun Tiliöintitavaksi tiliöintirivit.
  
• Kohdista kaikki: Kopioi rivin tilin sekä kaikki kohdistukset verkkolaskun tiliöintiriveillle (joko kaikille tai vain valituille).
  
• Jos ostolaskurivin Tili- tai Kohdistus-sarakkeissa on arvo, sitä klikkaamalla arvon voi kopioida verkkolaskun tiliöintiriveille (joko kaikille tai vain valituille).

Esikatselu

Esikatseluikkunassa näytetään verkkolaskun tiedot sekä mahdolliset liitteet. Jos verkkolaskussa on liite, esim. Maventan kautta saapuneissa laskuissa, näytetään verkkolaskuja vaihdellessa oletuksena verkkolaskun liite, jonka pitäisi yleensä olla alkuperäinen "laskun kuva". Liiitteitä voi selata yläosassa olevista painikkeista.