Ostolaskun perustiedot ja laskurivit. Klikkaa suuremmaksi.

Ostoreskontra moduulia käytetään ostolaskujen hallinnointiin ja maksamiseen. Ostoreskontrassa käsitellään ainoastaan ostojen tiliöintejä, sen kautta ei voi suorittaa varastonimikkeiden ostoja vaan ne on tehtävä erikseen ostotilauksilla.

Työkalupalkit jakautuvat pääosin siten, että sivun yläosan toiminnot koskevat koko laskua ja alaosassa, rivien yläpuolella olevat toiminnot liittyvät laskurivehin. Onko tietty työkalupalkin toiminto käytettävissä, riippuu laskun tilasta, jotka on selitetty tarkemmin asetuksissa.

Oleellisten kenttien selityksiä:

• Tunniste-osio: Ostolaskun sisäinen ID, toimittajan alkuperäinen laskunumero, laskun päivämäärä ja tositepäivä, jos halutaan kirjata lasku eri päivälle kuin laskun päivälle.
  
• Muut: Laskun todellinen maksupäivä tallentuu laskulle, kun siihen kirjataan suoritus. Ostajan voi laskulle lisätä henkilöstössä olevista henkilöistä. Ostaja on informatiivinen tieto laskulla. Laskuryhmät voidaan luoda tarpeen mukaan ohjelman asetuksissa ja niitä voidaan hyödyntää laskujen ryhmittelyssä sekä etusivun suodatuksissa.
  
• Saaja: Laskun saaja sekä IBAN ja BIC, jonne lasku maksetaan. Muista moduuleista poiketen, saajaa ei ole pakko hakea asiakasrekisteristä, vaan pelkän saajan nimen voi kirjoittaa sille varattuun kenttään. Saaja on kuitenkin pakollinen tieto, eli vähintäänkin sen nimi ja tilitiedot on oltava.
• SEPA viestityyppi: Valinta mitä tietoja maksutiedostossa käytetään maksun yksilöintiin. Vaihtoehdot ovat seuraavat:
  
  • Pankkiviite: Pankkiviite, valinta muuttaa Pankkiviite -kentän pakolliseksi.
    
  • Laskun tiedot: Yksilöintitiedot koostetaan laskun tiedoista. Koostuu saajan nimestä, laskun päivästä ja toimittajan viitteestä (Viitteenne).
    
  • SEPA viesti: Vapaa teksti, valinta muuttaa Pankkiviite -kentän pakolliseksi SEPA viesti -kentäksi.
    
• Pankkiviite: Edellä olevasta valinnasta riippuen joko pankkiviite tai SEPA viesti. Pankkiviitteiden muoto tarkistetaan.
  
• Eräpäivä: Laskun eräpäivä.
  
• Viitteenne: Toimittajan antama viite laskulle.
  
• Vitteemme: Oma viite laskulle.
• Sopimus: Laskuun mahdollisesti liittyvä sopimusnumero.
• Arvo: Laskun loppusumma. Tätä käytetään tarkistuslukuna laskurivejä käsin syötettäessä.
  
• Valuutta: Tarpeellinen vain jos laskun valuutta on eri kuin yrityksen kirjanpidon valuutta. Suorittaa valuutta muunnokset ja vaihtaa laskun muotoiluissa käytettävän kulttuurin mikäli asetettu.
  
• Arvo: Laskun arvojen yhteenveto. Lasketaan laskurivien arvoista. Laskurivien muokkauksen jälkeen päivittyy vasta sivun uudelleen latauksen yhteydessä.

Tiliöintirivien yläpuolisen valikon kentät:

• Uusi: Avaa uuden tiliöintirivin muokkaustilaan.
• Muokkaa rivejä: Avaa rivien massamuokkausikkunan.
• Muokkaa sarakkeita: Avaa sarakkeiden valintaikkunan.
• Veroton/Verollinen valinta: Määrää syötetäänkö debet ja kredit kenttien arvot verollisena vai verottomana. Verollisina syötetyt arvot muutetaan verottomiksi.
• ALV-kirjaus: Luodaanko ostotilin kirjauksesta automaattisesti ALV-kirjaus.
• Vastakirjaus: Luodaanko ostotilin kirjauksesta automaattisesti vastakirjaus.
• Päivitä: Lataa koko laskun uudelleen tiliöinnin tallennuksen jälkeen. Tällöin yläosan tiedot päivittyvät, mutta toiminto hidastaa käyttöä.
  

Esikatselu

Sivun oikeassa laidassa on esikatselu alue, jossa näytetään mahdollisten liitetiedostojen esikatselu, mikäli se on niistä saatavissa. Tällaisia tiedostoja ovat mm. Finvoice-, PDF- ja kuvatiedostot. Excel- ja Word-tiedostoja ei pysty esikatselemaan.

Laskulla voi olla myös useita liitetiedostoja, joita voi selata esikatselun yläreunassa olevista napeista ja pudotusvalikosta. Esikatselun saa päälle ja pois klikkaamalla työkalupalkista vastaavaa painiketta.

Verkkolaskuja tuotaessa laskun liitteeksi tallentuu automaattisesti Finnvoice-verkkolasku sekä laskun mukana tulevat muut liitteet. Uusia liitteitä voi lisätä laskulle Uusi-painikkeesta, jolloin voit hakea lisättävän liitteen omalta koneeltasi tai raahata tiedoston Pudota tiedosto(t) tähän -kenttään. Voit raahta myös useita liitteitä kerralla. Lopuksi painetaan Lähetä-painiketta, joka tallentaa liitteet laskulle.

Keskustelu

Ostolaskuilta löytyy keskustelu toiminto, jonka avulla laskulle voi jättää kommentteja ja kysymyksiä esimerkiksi ostoreskontran hoitajan sekä tarkastajien ja hyväksyjien välillä. Keskustelu-ikkunan saa auki laskun yläosan vastaavasta painikkeesta, jolloin keskustelu aukeaa omaan ikkunaansa.

Kommentin voi kirjoittaa sille varattuun kenttään ja tallentaa sen Lähetä-painikkeella. Omia viestejä on mahdollista muokata ja poistaa jälkikäteen. Keskusteluun jätettyihin viesteihin tallentuu aina automaattisesti käyttäjän nimi sekä aikaleima. Mikäli laskulle on jätetty kommentteja, niin keskustelu-ikkuna aukeaa aina automaattisesti, kun laskun avaa.

Ostoreskontran etusivulla on mahdollista katsoa laskuille jätettyjä kommentteja niille varatusta omasta sarakkeesta. Mikäli sarake ei ole näkyvillä, voi sen ottaa itselleen näkyviin Muokkaa sarakkeita -toiminnolla. Keskustelun saa auki etusivulta klikkaamalla laskurivillä olevaa keskustelu ikonia.