Hyväksyntäpyynnöt. Klikkaa suuremmaksi.

Laskuille voidaan suorittaa tarkastus- ja hyväksyntäkierros ennen maksua. Tällä saadaan varmistettua, että laskun saa maksaa ja että se on vaatimusten mukainen. Huom. Tämä vaihe on täysin vapaaehtoinen.

Tarkastus ja hyväksyntä etenee seuraavassa järjestyksessä:

1. Käsittelijä valitsee laskulle yhden tai useamman tarkastajan. Hyväksyjänkin voi valita tässä vaiheessa jos se on tiedossa, mutta sen voi valita myös tarkastaja. Käsittelijä siirtää laskut Tarkastettavana tilaan. 
2. Tarkastus: Tarkastaja tarkistaa että lasku on halutunlainen ja korjaa mahdollisesti virheelliset kohdistukset. Tarkastaja voi merkitä laskun joko Tarkastetuksi tai Hylätyksi.
3. Hyväksyntä: Hyväksyjä voi edelleen merkitä tarkastetun laskun Hyväksytyksi tai Hylätyksi.
4. Hylätyt: laskut pitää palauttaa takaisin Luoduiksi, jotta ne voidaan käsitellä uudelleen. Aiheettomiin laskuihin tulee kohdistaa hyvityslasku, jotta kulut saadaan kirjattua pois kirjanpidosta.
   
5. Hyväksytyt: laskuista voidaan luoda maksuaineisto, jolloin ne siirtyvät Maksussa tilaan.

Tarkastus- ja hyväksyntäpyyntöjen lähetys

Tarkastus- ja hyväksyntäpyynnöistä on mahdollista lähettää ajastetusti sähköpostimuistutus käsiteltävistä laskuista tarkastajille ja hyväksyjille. Ohjelman etusivulla näytetään aina ajantasainen lista käsiteltävistä laskuista Käsiteltävät tapahtumat -osiossa.

Tarkastus ja hyväksyntä aloitetaan valitsemalla laskuille tarkastaja ja/tai hyväksyjä. Tämä voidaan tehdä kootusti useille laskuille kerrallaan valitsemalla listausnäkymästä halutut laskut ja klikkaamalla työkalupalkista Tarkasta/Hyväksy panikkeen alivalikosta Hyväksyntäpyynnöt. Yhdelle laskulle toiminnon voi suorittaa myös avatulta laskulta samannimisestä valikosta.

Hyväksyjän voi valita myös jälkikäteen, esim. tarkastajan toimesta. Tarkastaja voi myös valita laskulle uuden tarkastajan, jos kyseinen lasku ei liittynyt omiin toimiin.

Hyväksyntäpyynnöt ikkunasta voi lähettää myös erikseen sähköpostihuomautukset tarkastajille ja hyväksyjille painamalla Lähetä -nappia. Mikäli ajastetut sähköpostimuistutukset tarkastus- ja hyväksyntäpyynnöistä on käytössä, niin lähetystä ei tarvitse tässä vaiheessa tehdä.

Kun tarkastajat ja hyväksyjät on asetettu laskuille, voidaan ne siirtää Tarkastettavana tilaan. Tämän voi tehdä kootusti kaikille laskuille kerralla ostoreskontran etusivulta valitsemalla laskut ja valitsemalla Tarkasta/Hyväksy painikkeen alta Aseta tarkastettavaksi.

Laskulle voi jättää kommentteja sekä kysmyksiä tarkastajille/hyväksyjille Keskustelu toimintoon. Mikäli laskulle on laitettu kysymys, niin keskutelu ikkuna aukeaa tarkastajalle ja hyväksyjälle automaattisesti. Kommentteja on mahdollista katsoa myös ostoreskontran etusivulla niille varatusta sarakkeesta.

Tarkastaminen ja hyväksyntä

Tarkastajat ja hyväksyjät käyvät heille kohdistetut laskut läpi ja tekevät tarvittaessa korjaukset kohdistuksiin.

Kun lasku on käyty läpi ja tarvittavat korjaukset on tehty, niin laskun tilan pääsee muuttamaan Tarkasta/Hyväksy painikkeen alta Aseta tarkastetuksi / Aseta hyväksytyksi. Aiheettoman laskun voi myös Asettaa hylätyksi, mutta tällöin laskuun tulee pyytää hyvityslasku, jotta kustannukset voidaan kirjata pois kirjanpidosta. Laskun tila päivittyy valitun toiminnon mukaan.

Tarkastettu tilassa olevat laskut siirtyvät automaattisesti hyväksyjälle käsiteltäväksi.

Laskulle voi jättää kommentteja Keskustelu toimintoon. Mikäli laskulle on jätetty kommentteja, niin keskutelu ikkuna aukeaa laskulle automaattisesti. Kommentit näytetään myös ostoreskontran etusivulla, josta ostoreskontran käsittelijän on ne helpompi huomata.

Mikäli ostoreskontraan on määritelty pakollisia kohdistuksia, kuten kustannuspaikka, niin ohjelma ilmoittaa tarkastuksen/hyväksynnän yhteydessä mahdollisista puutteista laskulla.

Useampi tarkastaja tai hyväksyjä samalla laskulla

Yhdelle laskulle voidaan määritellä myös useampi tarkastaja ja/tai hyväksyjä. Tällöin kaikkien laskulle merkittyjen tarkastajien/hyväksyjien tulee merkitä lasku tarkastetuksi/hyväksytyksi, ennen kuin laskun tila vaihtuu.

Laskun tapahtumalokista ja tarkastus- / hyväksyntäpyynnöistä voi tarkistaa, kuka on laskun jo käsitellyt ja kenen tarkastusta/hyväksyntää vielä odotetaan.

Sijaiset

Tarkastajat ja hyväksyjät voivat merkitä itselleen sijaisen, joka hoitaa laskujen tarkastukset esimerkiksi loman aikana. Sijaisen pääsee lisäämään omissa käyttäjätiedoissa. Sijaisuuksiin lisätään uusi rivi Uusi-painikkeesta. Moduuli-kenttään valitaan Ostoreskontra, joka ohjaa ostolaskujen tarkastus- ja hyväksyntäpyynnöt sijaiselle. Sijaisen voi valita avautuvasta henkilöstö listauksesta. Sijaisuudelle voi merkitä alkamis- ja päättymispäivät, jonka aikana sähköpostimuistutukset lähetetään sijaiselle.

Loman ajaksi voidaan merkitä vain yksi sijainen. Ennen loman alkamista käydä läpi kaikki omat käsittelemättömät lasku, koska vanhat laskut ei siirry sijaiselle, vaan ainoastaan ne laskut, jotka tuodaan ostoreskontraan sijaisen lisäämisen jälkeen.

Mikäli tarkastajalle tai hyväksyjälle on merkitty sijainen, niin se näkyy tarkastus- ja hyväksyntäpyynnöissä Tarkastajan/Hyväksyjän sijaisena.

HUOM! Sijaisuuden päättymisen jälkeen reskontraan tuodut uudet laskut näkyvät myös sijaiselle, mikäli sijaisuutta ei käydä loman päättyessä poistamassa omista käyttäjätiedoista. Sijainen ei saa sähköpostimuistutuksia tarkastettavista laskuista sijaisuuden päättymisen jälkeen, mutta ohjelman etusivulla näytetään käsiteltäviä tapahtumia.