Sähköisenä saapuville ostolaskuille voi luoda tiliöintimalleja, joiden perusteella laskut saadaan tiliöityä automaattisesti. Tiliöintimallit jakautuvat kahteen osaan:

• Toimittajakohtaisiin tiliöintimalleihin
• Yksittäisen mallin varsinaisiin tiliöinteihin

Kaikki tiliöintimallit löytyvät ohjelmasta Ostoreskontran alamoduulista Tiliöintimallit. Myös kumppanirekisterin kautta pääsee valitun toimittajan tiliöintimalleihin.

Tiliöintimalli

Tiliöintimallin määrittely aloitetaan toimittajan valinnasta. Mikäli teet tiliöintimallin kumppanirekisterin kautta tietylle toimittajalle, niin toimittajakoodi tallentuu automaattisesti tiliöintimallille. Jokaisen tiliöintimallin on liityttävä yhteen toimittajaan, mutta yhdellä toimittajalla voi olla useita tiliöintimalleja. Tämän lisäksi laskulle voi määritellä yhden tai useamman tarkentavan hakuehdon. Näitä hakuehtoja ovat:

• Viitteemme: Verkkolaskun "Myyjän viite"-kenttä.
  • Finvoice tiedostossa kenttä on nimellä BuyerReferenceIdentifier
    
• Viitteenne: Verkkolaskun "Ostajan viite"-kenttä.
  • Finvoice tiedostossa kenttä on nimellä SellerReferenceIdentifier
    
• Tilaus: Verkkolaskun "Ostajan tilausnumero"-kenttä.
  • Finvoice tiedostossa kenttä on nimellä OrderIdentifier 
• Sopimus: Verkkolaskun "Sopimus"-kenttä. 
  • Finvoice tiedostossa kenttä on nimellä AgreementIdentifier

Kun verkkolaskua luetaan sisään, haetaan kaikki kyseisen toimittajan tiliöintimallit joiden tarkentavat hakuehdot vastaavat yhtä tai useampaa verkkolaskulla olevaa kenttää. Jos toimittajalle löytyy tällä tavalla vielä useita malleja, pitää ostolaskun kaikkien hakukenttien vastattava tiliöintimallin kenttien arvoja. Eli jos laskulla on Sopimus, on myös tiliöintimallilla oltava Sopimus.

Tiliöintimallin valinnoissa on määritelty kyseisellä mallilla käytettävä Tiliöintitapa sekä Tarkastaja ja/tai Hyväksyjä. Tiliöintitapa-valintoina on:

• Ei tiliöidä: Lasku tuodaan reskontraan, mutta sille ei luoda tiliöintejä, vaan se on tiliöitävä itse käsin.
  
• ALV-erittely: Laskun tiliöinnit luodaan ALV-erittelyn perusteella, jolloin laskulle tulee yleensä yksi ostotilikirjaus halutulle tilille kyseisellä ALV-kannalla, esim. Ostot 24 %.
  
• Laskurivit: Lasku tiliöidään laskuriveittäin siten, että jokaisesta laskurivistä, jolla on veroton hinta, luodaan yksi tiliöinti rivi. Tällöin laskuriveille tallentuu myös lisätietoihin laskurivin kuvaus. Laskurivikohtaiset tarkentavat tiliöintisäännöt on mahdollisia.
  
• Tiliöintiehdotus: Lasku tiliöidään laskurivillä tulevan tiliöintiehdotuksen perusteella. Laskurivit summataan eri tiliöintiehdotusarvojen mukaan. Näitä ovat yleensä kustannuspaikka, mutta tiliöintiehdotukseen voi laittaa myös projektin ja työnumeron. Tällöin numerot pitää olla väliviivalla erotettuina, esim. 101 - 1001 - 10100 (kustannuspaikka - projekti - työnumero).
  • HUOM. Tämä vaatii halutun tiliöintiehdotuksen ilmoittamisen toimittajalle, sekä toimittajan laskutusjärjestelmään mahdollisuuden tämä käyttöön. Tiliöintiehdotus tulee olla Finvoice tiedoston kentässä RowAccountDimensionText.
    

Tiliöintirivit

Tiliöintiriveillä määritellään minkälaiset tiliöinnit kyseisellä mallilla luodaan. Rivillä on oltava vähintäänkin tilinumero.

Tiliöintirivejä voi eritellä hakuehdoilla siten, että esimerkiksi tietyn tuotekoodin rivit tiliöidään tietylle tilinumerolle ja tietylle kustannuspaikalle. Mikäli tiliöintiriveille halutaan laskurivi kohtaisia tiliöintisääntöjä, niin tiliöintimallin tiliöintitavaksi tulee valita Laskurivit tai Tiliöintiehdotus.

Tiliöintirivien hakuehtoina on käytettävissä:

• Tunnus: Verkkolaskulla laskurivin "Tuotetunnus"-kenttä.
  • Finvoice tiedostossa kenttä on nimellä ArticleIdentifier
    
• Teksti: Verkkolaskulla laskurivin "Kuvaus"- kenttä.
  • Finvoice tiedostossa kenttä on nimellä ArticleName
    
• ALV-koodi: Verkkolaskulla laskurivin "Alv-määrä"-kentässä oleva alv-%.
  • Finvoice tiedostossa kenttä on nimellä RowVatRatePercent
    

Jos hakuehtoja ei ole, tiliöidään kaikki rivit yhden ja saman tiliöintirivin perusteella.