Ostotilauksen perustiedot ja tilausrivit. Klikkaa suuremmaksi.

Ostotilaus moduulia käytetään varastonimikkeiden tilauksiin ja vastaanottoihin toimittajilta sekä tarjouspyyntöihin ja hankintaehdotuksiin. Näiden lisäksi ostotilausmoduulissa hallitaan sopimuksia, joiden avulla voidaan luoda ostolaskujen automaattiset tiliöinnit ja hyväksynnät.

Työkalupalkit jakautuvat pääosin siten, että sivun yläosan toiminnot koskevat koko tilausta ja alaosassa, rivien yläpuolella olevat toiminnot liittyvät tilausrivehin.

Työkalupalkki

Työkalupalkkien Yleisimmät toiminnot on selitetty omalla sivullaan, tässä keskitytään tilausnäkymän erikoistoimintoihin.

• Liitteet: Avaa ikkunan, jonka kautta voi lisätä ja poistaa tilaukseen liittyviä liitetiedostoja.
• Linkit: Listaus tilaukseen liittyvistä linkeistä muihin järjestelmän tietueisiin, kuten toimittajiin ja ostajiin.
• Vastaanotto: Avaa vastaanotto näkymän, jonka kautta ostotilauksella olevat nimikkeet kuitataan saapuneiksi.
  
• Lähetteet: Avaa listauksen ostotilaukseen liittyvistä lähetteistä (vastaanotot) uuteen ikkunaan.
  
• Peru vastaanotto: Tähän listataan kaikki ostotilaukseen liittyvät vastaanotot, josta niitä voi perua yksitellen tai kaikki kerralla.
• Aseta hyväksytyksi: Tilaus merkitään hyväksytyksi ja sitä voidaan käsitellä eteenpäin
  
• Aseta tilatuksi: Tilaus merkitään tilatuksi.
  
• Aseta tarkastetuksi: Ennen vastaanottoa tehtävä tarkastus, että toimitus on sellainen kuin sen pitääkin olla.
  
• Laskutus: Siirtää tilauksen reskontraan.
  
• Peru tila: Peruu tilauksen tiloja, jos siihen pitää tehdä vielä muutoksia tms. Toimitetun tilauksen tilat pitää perua Peru vastaanotto-toiminnolla. Jos tilaus on jo siirretty reskontraan, pitää peruminen lähteä tekemään ostoreskontran puolelta.
  

Kenttien selitykset

Tilauksen kentät on ryhmitelty sisällön ja merkityksen mukaan eri ryhmiin.

• Tunniste: Sisältää tilauksen yksilöintitiedot.
  • ID: Tilausnumero.
    
  • Tilausnumeronne: Toimittajan antama tilaus- tai sopimusnumero.
    
  • Tyyppi: Tilaustyyppi, ks. Tyypit asetuksista.
    
  • Tarjous: Tilaukseen liittyvä tarjousnumero.
    
  • Viitteenne: Toimittajan antama viite tilaukselle.
  • Vitteemme: Tilaajan antama viite tilaukselle.
  • Tila: Tilauksen tila. Vaikuttaa mm. siihen, mitkä toiminnot ovat käytettävissä. ks. Tilat asetuksista.
• Ehdot: Tilauksen päiväykset ja muut ehdot
  
  • Päivämäärä: Tilauksen päivämäärä
    
  • Tilauspäivä: Päivä jolloin tilaus on lähetetty toimittajalle.
  • Toimituspäivä: Päivittyy automaattisesti viimeisen toimituksen yhteydessä kun tilauksen tila muuttuu Toimitetuksi.
  • Maksuehto: Pakollinen tieto, joka tarvitaan tilauksen laskutuksessa. Mahdollinen oletusarvo tulee asiakasrekisteristä. Ks. Maksuehdot asetuksista.
  • Toimitusehto: Ks. Toimitusehdot asetuksista.
  • Toimitustapa: Ks. Toimitustavat asetuksista.
• Muut: Muita valintoja
  • Ostaja: Tilauksen ostaja
  • Kuljettaja: Tilauksen toimituksessa käytettävä logistinen toimija. Ei käytännön merkitystä, vain lisätietona.
    
  • Yritys: Tilaukset voidaan eritellä yrityksittäin, jos käytössä on esim. tytäryhtiöitä tai toimipisteitä.
• Laskutus: Ostolaskujen tiliöintiautomatiikan yhteydessä käytettävät ehdot, joiden perusteella vastaanotettu ostolasku voidaan hyväksyä automaattisesti. Kaikki tässä täytettyjen kenttien ehdot pitää toteutua, jotta ostolasku hyväksytään. Tämä toiminnallisuus otetaan käyttöön ostoreskontran asetuksissa Hyväksy tilausta/sopimusta vastaavat laskut -valinnalla.
  
  • Alku: Laskutuskauden alkupäivä. Tarkistetaan, onko laskun tai laskurivin laskutuskausi tai laskun päiväys näiden aikarajojen sisällä.
    
  • Loppu: Laskutuskauden loppupäivä. Tarkistetaan, onko laskun tai laskurivin laskutuskausi tai laskun päiväys näiden aikarajojen sisällä.
    
  • Laskuväli: Kuinka usein lasku saa tulla (1-12 kuukautta). Tarkistetaan onko edellisestä saman toimittajan saman sopimuksen laskusta enemmän kuin tässä määritelty aika. Päivä lasketaan kertomalla tässä kentässä määritely kuukausimäärä kolmellakymmenellä päivällä (30) ja siitä vähennetään lopuksi 5 päivää. Eli jos tähän on valittu esim. 3 kuukautta, tulee kaavaksi (3 x 30) - 5 = 85 päivää. Jos edellisestä laskusta on vähintään 85 päivää, voi laskun hyväksyä.
    
  • Erotus: Laskun nettohinnan maksimi erotus (+/-) tilauksen nettohintaan.
    
• Tilaustiedot: Tilauksen toimittajan osoite. Osoite kenttää voi vapaasti muokata ja se tulostuu sellaisenaan tilaus- ja lähete raporteille.
  
• Toimitustiedot: Tarpeellinen jos toimitusosoite on eri kuin tilaajan osoite. Osoite kenttää voi vapaasti muokata ja se tulostuu sellaisenaan tilaus- ja lähete raporteille.
• Valuutta: Tarpeellinen vain jos ostovaluutta on eri kuin yrityksen kirjanpidon valuutta. Suorittaa valuutta muunnokset ja vaihtaa tilauksen muotoiluissa käytettävän kulttuurin mikäli asetettu.
  
• Arvo: Tilauksen arvojen yhteenveto. Lasketaan tilausrivien arvoista. Tilausrivien muokkauksen jälkeen päivittyy vasta sivun uudelleen latauksen yhteydessä.
  
• Lisätiedot: Julkinen lisätieto tulostuu tilauksille, sisäinen näkyy vain ohjelman sisäisesti. Mahdollinen oletusarvo tulee asiakasrekisteristä.

Tilausrivit

Varastonimikkeellisen ostotilausrivin muokkaaminen. Klikkaa suuremmaksi.

Tilauksen arvo koostuu tilausriveistä. Rivit voivat olla käsin syötettyjä aineettomia rivejä tai varastoon linkittyviä. Kaikkia rivejä voi toimittaa riippumatta siitä onko kyseessä aineeton rivi vai aineeton tai aineellinen varastonimike. Rivin muokkaaminen on käsitelty tarkemmin kohdassa Yleistä -> Tilausrivien muokkaaminen.