Hyväksyntäpyynnöt. Klikkaa suuremmaksi.
Laskuille voidaan suorittaa tarkastus- ja hyväksyntäkierros ennen laskutusta. Tällä saadaan varmistettua, että lähtevä lasku on laskuttajan ja/tai asiakkaan vaatimusten mukainen. Huom. Tämä vaihe on täysin vapaaehtoinen.
Tarkastus ja hyväksyntä etenee seuraavassa järjestyksessä:
- Käsittelijä valitsee laskulle yhden tai useamman tarkastajan. Hyväksyjänkin voi valita tässä vaiheessa jos se on tiedossa, mutta sen voi valita myös tarkastaja.
- Tarkastus: Tarkastaja tarkistaa että lasku on halutunlainen ja korjaa mahdollisesti virheelliset kohdistukset. Tarkastaja voi merkitä laskun joko Tarkastetuksi tai Hylätyksi.
- Hyväksyntä: Hyväksyjä voi edelleen merkitä tarkastetun laskun Hyväksytyksi tai Hylätyksi.
- Hylätyt laskut pitää palauttaa takaisin Luoduiksi, jotta ne voidaan käsitellä uudelleen.
- Hyväksytyt laskut voidaan merkitä edelleen Laskutetuiksi.
Laskujen muuttamainen Laskutetuiksi voidaan tehdä samalla tavalla kootusti tai yksitellen kuin hyväksyntäkin on alla esitetty. Tämän lisäksi laskut voidaan asettaa laskutetuiksi tulostuksen yhteydessä käytettävän laskupohjan valinnassa.
Määrittely
Tarkastus ja hyväksyntä aloitetaan valitsemalla laskuille tarkastaja ja/tai hyväksyjä. Tämä voidaan tehdä kootusti useille laskuille kerrallaan valitsemalla listausnäkymästä halutut laskut ja klikkaamalla työkalupalkista Tarkasta/Hyväksy panikkeen alivalikosta Hyväksyntäpyynnöt. Yhdelle laskulle toiminnon voi suorittaa myös avatulta laskulta samannimisestä valikosta.
Hyväksyjän voi valita myös jälkikäteen, esim. tarkastajan toimesta. Tarkastaja voi myös valita laskulle uuden tarkastajan, jos kyseinen lasku ei liittynyt omiin toimiin.
Hyväksyntäpyynnöt ikkunasta voi lähettää myös erikseen sähköpostihuomautukset tarkastajille ja hyväksyjille painamalla Lähetä -nappia. Rivit tallentuvat sitä mukaa kun niitä lisää tai poistaa, joten tallennukseen lähetys ei vaikuta. Näiden kohdistusten mukaisest laskut tulevat näkyviin kyseisten käyttäjien etusivulle Kohdistetut laskut -listaukseen.
Tilojen vaihtumisen yhteydessä avautuu vahvistusikkuna, johon voi kirjoittaa tilalokiin tallentuvan vapaaehtoisen selityksen.