Skip Navigation LinksOhjeet > Opiferus Toiminnanohjaus > Ostoreskontra > Finvoice

Finvoice

Tulosta
Finvoice. Klikkaa suuremmaksi.

Sähköisen laskutuksen yleistyessä, ohjelma pystyy lukemaan myös Finvoice -verkkolaskuja. Verkkolaskujen lukeminen löytyy Uusi -napin alivalikosta Finvoice tiedostosta -valinnasta. Siitä avautuu ohjattu toiminto, jonka kautta tiedoston voi lukea neljässä vaiheessa ostolaskuiksi.

Verkkolaskuja pystyy lukemaan XML-muotoisesta tiedostosta, joita saa mm. pankin järjestelmistä tai ZIP-paketista. Varsinainen verkkolasku muodostuu aina XML-tiedostosta, joka voi sisältää yhden tai useampia laskuja.

ZIP-paketti voi sisältää laskun lisäksi sen liitetiedostoja. Näiden käyttö vaatii yleensä jonkun muun välittäjän kuin pankin. Paketissa on vähintäänkin oltava yksi .xml-päätteinen laskutiedosto. Lisäksi siinä voi olla useita liitetiedostoja, joiden tyyppiä ei ole erikseen rajattu, mutta esikatselun voi näyttää vain PDF- ja kuvatiedostoista. Paketteja voi myös ketjuttaa siten, että paketoi yhteen ZIP-tiedostoon muita, laskuja sisältäviä ZIP-tiedostoja. Tällöin ylimmän tason ZIP-paketissa ei tarvitse olla laskun XML-tiedostoa.

Vaihe 1: Tiedoston lukeminen

Vaihe 1: Tiedoston valinta ja esikatselu. Klikkaa suuremmaksi.

Tiedoston lukeminen aloitetaan valitsemalla vasemmassa ylänurkassa olevaan Finvoice tiedosto -kenttään haluttu tiedosto omalta koneelta ja painetaan Lue -nappia. Siitä avautuu oheinen näkymä. Ennen tiedoston lukemista osa kentistä ja oikealla oleva esikatselu eivät ole näkyvissä.

Kenttien selityksiä:

  • Tiedostonimi: Juuri luetun tiedoston nimi.
  • Finvoice: Listaus tiedostossa olleista laskuista. Laskuja voi selata klikkaamalla listauksen rivejä. Varoitus kuvake rivin edessä kertoo, että kyseisen laskun saajaa ei löydy asiakasrekisteristä. Saajaa etsitään rekisteristä y-tunnuksella, alv-tunnuksella ja nimellä.
  • Tulosta: Avaa listauksesta valittuna olevan laskun esikatselun omaan ikkunaan/välilehteen, josta sen voi tulostaa selaimen työkaluilla.
  • Poista: Poistaa listauksesta valittuna olevan laskun.
  • Lisää uudet lähettäjät CRM:ään: Valinta lisätäänkö laskujen lähettäjät/saajat asiakasrekisteriin, jos niitä ei sieltä löydy.
  • Lasku -osio: Valitun laskun yhteenveto, jossa on eräpäivä, netto- ja bruttohinnat sekä alv.
  • Oikealla oleva esikatselu: Näyttää listauksesta valittuna olevan laskun esikatselun.

Vaihe 2: Laskujen tiliöinti

Vaihe 2: Laskujen tiliöinti. Klikkaa suuremmaksi.

Seuraavassa vaiheessa suoritetaan laskujen tiliöinti. Oikealla olevassa taulukossa näkyy Finvoice -listauksesta valittuna oleva lasku. Yllä oleva Tiliöinti tapa -valinta määrää näkyykö taulukossa laskun ALV-yhteenveto vai laskurivit. Samalla valinnalla voi myös määrätä ettei lasku tiliöidä ollenkaan, jolloin laskusta tallennetaan vain yläosan tiedot.

Laskun voi tiliöidä joko automaattisesti käyttämällä Oletustili -kentässä olevaa tiliä tai syöttämällä halutut tilit rivikohtaisesti muokkaamalla kyseistä riviä. Jos rivin tili on tyhjä, käytetään kuitenkin Oletustiliä. Samassa yhteydessä riville voi syöttää mahdolliset projektikohdistukset.

Näytä kuvaus -valinta näyttää rivikohtaiset lisätiedot, jos Tiliöinti tapa on laskurivit. Näytä kaikki rivit -valinta näyttää vastaavasti kaikki laskurivit. Oletuksena taulukosta piilotetaan rivit joilla ei ole hintaa jotta saadaan tiliöintinäkymä selkeämmäksi. Jos Tiliöinti tapa -on jotain muuta kuin tilausrivit, kummallakaan valinnalla ei ole merkitystä.

Muokkaa rivejä -napista voi asettaa tiettyjä arvoja useille riveille kerralla. Tämä toiminto on selitetty tarkemmin Yleistä -> Muokkaa rivejä kohdassa. Muokkaa sarakkeita -painikkeesta voi muokata taulukossa näkyviä sarakkeita.

Vaihe 3: Laskutuksen esikatselu

Vaihe 3: Laskutuksen esikatselu ennen tallennusta. Klikkaa suuremmaksi.

Seuraavassa vaiheessa näytetään yhteenveto laskuille valituista tiliöintitavoista. Tämän jälkeen laskut tallennetaan, joten vielä voi tehdä muutoksia palaamalla edelliseen vaiheeseen.

Samalla tarkistetaan löytyykö kyseisillä laskuttajan laskunumeroilla reskontrasta jo olemassa olevia laskuja. Kuvassa näkyvässä esimerkissä laskunumerolla 1055 löydettiin jo edellinen lasku, jonka ID on 1176. Tämä huomautus tulee kun vie hiiren kursorin punaisella korostetun rivin päälle.

Vaihe 4: Tallennuksen yhteenveto

Vaihe 4: Tallennuksen yhteenveto. Klikkaa suuremmaksi.

Viimeisessä vaiheessa näytetään yhteenveto, jossa näytetään mille laskunumeroille kukin verkkolasku tallennettiin ja mahdolliset ongelmat jos niitä ilmeni. Saaja -sarakkeeseen muodostuu linkki asiakasrekisteriin, jos saaja sieltä löytyi tai se sinne lisättiin.

Finvoice Ostoreskontra Toiminnanohjaus